Обмен документами через СБИС
Коннектор обмена документами связывает документы портала с оператором электронного документооборота (ЭДО) СБИС. Это позволяет обмениваться юридически значимыми документами — актами, счетами, договорами — с контрагентами, не уходя из портала: исходящие готовятся прямо из карточки документа, а статусы и подписанные копии подтягиваются обратно.
Это региональный коннектор для России: он работает с оператором СБИС (на карточке могут встречаться бренды и других операторов, но подключение настроено на СБИС).
Что нужно для подключения
Подключение настраивает администратор в Хабе интеграций (раздел CRM → Интеграции, профиль СБИС ЭДО). Понадобятся:
- сценарий обмена — только исходящие черновики или полный двусторонний обмен;
- доступ к СБИС — логин и пароль учётной записи оператора;
- организация и юрлица, от имени которых портал ведёт обмен;
- адрес кабинета СБИС и стенд (рабочий или тестовый).
После сохранения запустите проверку соединения. Сами отправка и подписание остаются в кабинете СБИС — портал готовит черновики и отслеживает статусы.
Исходящие документы
Исходящий документ готовится прямо из карточки документа: портал создаёт черновик в СБИС с предварительным просмотром (чтобы проверить, что уйдёт), отслеживает статус подписания, даёт открыть кабинет СБИС и импортировать результат — оригинал, подписанную копию или оба файла.
Так документ остаётся управляемым: его видно в портале со статусом и связями, а не только в отдельном кабинете оператора.
Входящие документы
Входящие документы из СБИС сопоставляются с клиентом: шаг подбора контрагента связывает документ с нужным юрлицом в CRM. Непривязанные входящие собираются в отдельную очередь, где сотрудник может разобрать каждый: связать с клиентом, пересопоставить, создать запись или отложить.
Так входящий документооборот не превращается в неразобранную папку — каждый документ получает клиента и место в работе.
Кто настраивает
Это администраторская настройка. Доступ к самим документам и обмену зависит от прав на документы и связанные клиентские карточки. Не показывайте на скриншотах и не пересылайте логин и пароль СБИС, адрес кабинета и реквизиты реальных контрагентов.
Статусы обмена
| Статус | Что значит | Что делать |
|---|---|---|
| Черновик | Документ подготовлен в портале, ещё не отправлен в СБИС | Проверить предварительный просмотр перед отправкой |
| Отправлен | Черновик ушёл в кабинет СБИС | Дождаться реакции контрагента |
| На подписании | Документ отправлен и ожидает действия контрагента в СБИС | Не создавайте дубликат — дождитесь результата |
| Подписан | Получена подписанная копия | Импортировать копию в карточку документа |
| Отклонён | Контрагент отклонил документ | Уточнить причину в кабинете СБИС, подготовить новую версию |
| Ошибка обмена | Сбой соединения или отклонён оператором | Проверить стенд и реквизиты подключения, повторить отправку |
Если обмен не проходит
- Ошибка соединения сразу после сохранения настроек — чаще всего перепутаны тестовый и рабочий стенд или неверны логин/пароль кабинета; проверьте профиль подключения в Хабе интеграций.
- Документ висит в статусе «Отправлен» долгое время — это ожидание действия контрагента в СБИС, не сбой портала; уточните напрямую в кабинете оператора.
- Входящий документ не находит клиента — юрлицо контрагента не совпадает с карточкой в CRM; разберите документ в очереди входящих и сопоставьте вручную.
- Статус в портале не совпадает с кабинетом СБИС — обновите карточку документа; статус подтягивается с задержкой синхронизации, а не в реальном времени.
Хорошие практики
- Перед первым обменом проверьте организацию, юрлица и стенд (тестовый или рабочий).
- Готовьте исходящие из карточки документа, а не вручную в кабинете — так сохраняется связь и статус в портале.
- Регулярно разбирайте очередь входящих, чтобы документы не оставались без клиента.
Частые ошибки
- Перепутать тестовый и рабочий стенд при первой настройке.
- Подписывать и отправлять только в кабинете, забывая обновить статус в портале.
- Оставлять входящие без подбора контрагента — документ теряется вне клиентского контекста.
Связанные страницы