Диск и файлы
Диск в LadVen OS нужен для рабочих файлов, которые связаны с задачами, CRM, документами, проектами и командными процессами. Он помогает не хранить важные вложения только в переписке и не терять контекст, кому файл принадлежит и где он используется.
Используйте диск как управляемое хранилище: раздел, папка, файл, связь с рабочим объектом, понятный доступ и контролируемая публикация наружу.
Разделы
На странице Диск отображаются разделы. Раздел может быть личным, общим, проектным или связанным с рабочим контекстом: задачей, клиентом, обращением или другим объектом.
Основные разделы интерфейса:
- Разделы — список пространств и представление связанных файлов;
- Открытый раздел — содержимое выбранного пространства;
- Открытая папка — файлы внутри выбранного раздела;
- публичная страница ссылки для внешнего получателя - только для выданной ссылки, без входа в портал.
Перед созданием раздела определите:
- кому принадлежат файлы;
- кто отвечает за порядок и удаление;
- с каким процессом или клиентом связан раздел;
- можно ли делиться файлами наружу;
- сколько времени файлы должны храниться.
Не создавайте общий раздел только потому, что файл нужен нескольким людям. Если файл относится к задаче или CRM, лучше хранить его в связанном контексте, чтобы история работы оставалась понятной.
В списке разделов используйте фильтры по владельцу, типу, контексту и архиву. Если вы видите чужой раздел без права изменения, используйте его только для просмотра или скачивания разрешенных файлов.
Для авторизованного пользователя фильтр владельца по умолчанию показывает Мои разделы и элементы. Переключите его на Все или Другие, если ищете общий или чужой контекст; пустой результат после смены фильтра не означает, что раздел удалён. Выбранное значение сохраняется в параметре owner ссылки.
Представления и контекстные файлы
Представления показывают файлы и документы, которые уже связаны с задачами, чатами, CRM, документами или общими доступами. Это полезно, когда файл живет не в ручной папке диска, а рядом с рабочим объектом.
Используйте представления, чтобы:
- найти файлы из задач, чатов и CRM без перехода в каждую карточку;
- увидеть документы сделок и обращений;
- открыть исходный рабочий объект;
- перейти к физическому размещению, если файл уже добавлен в раздел;
- понять, является файл только контекстным или уже разложен в папку.
Не переносите все контекстные файлы вручную в общий раздел. Сначала решите, нужна ли физическая папка или достаточно связи с задачей, CRM, документом или чатом.
Папки и файлы
Откройте раздел и используйте папки для рабочей структуры: договоры, материалы клиента, исходные файлы, результаты, акты, согласования. Названия должны объяснять содержание без чтения переписки.
Файлы можно загружать в текущую папку. Если загрузка недоступна в корне раздела, сначала создайте или откройте папку. После загрузки проверьте, что файл оказался в правильном месте и виден тем, кто должен с ним работать.
Внутри раздела доступны рабочие действия:
- создать папку или подпапку;
- загрузить файлы в открытую папку, в том числе перетаскиванием;
- добавить существующий файл или документ в папку;
- переключить сетку и список;
- искать в текущей папке;
- переименовать папку, файл или размещение документа;
- копировать или переместить размещение между папками;
- скачать один файл или ZIP по выбранным файлам;
- включить режим выбора для массового архива, восстановления, корзины или удаления.
Массовые действия применяйте только после проверки выделения. Если в выборке есть папки, документы и файлы вместе, убедитесь, что команда безопасна для каждого типа элемента.
Если после загрузки, скачивания или обновления вместо понятного объяснения видна техническая строка, не считайте её состоянием файла и не копируйте в тикет, обучение или screenshot. Безопасно обновить страницу или повторить действие один раз; если строка остаётся, сообщите владельцу портала маршрут и время, не передавая сам текст ошибки.
Связь с задачами, CRM и документами
Файл должен быть рядом с работой, для которой он нужен. Если файл подтверждает выполнение задачи, приложите его к задаче или оставьте ссылку в комментарии. Если файл относится к клиенту, сделке или обращению, храните его в CRM-контексте.
Хорошая файловая структура отвечает на вопросы:
- к какому клиенту, задаче или проекту относится файл;
- какая версия является актуальной;
- кто должен проверить или принять результат;
- можно ли показывать файл внешнему получателю.
Документы LadVen OS можно добавить в папку как рабочий элемент. Это отличается от обычного файла: документ может иметь свой жизненный цикл, статус, подпись, публикацию и согласование. Не скачивайте документ в файл только ради размещения в диске, если достаточно ссылки на сам документ.
Публичные ссылки
Публичная ссылка нужна, когда файл или папку нужно безопасно передать внешнему получателю. Перед созданием ссылки проверьте срок действия, режим доступа, пароль, лимит скачиваний и возможность отзыва.
Используйте пароль и ограничение по времени для файлов с клиентскими, финансовыми, договорными или персональными данными. После передачи удалите или отзовите ссылку, если доступ больше не нужен.
Для папок выбирайте режим осознанно:
- Фиксированная копия (snapshot) — получатель видит состав на момент выдачи ссылки;
- Актуальная папка (live) — получатель видит содержимое папки, пока ссылка активна.
Если вы не уверены, используйте фиксированную копию. Актуальная ссылка подходит только там, где команда намеренно ведёт общую папку для внешнего получателя и понимает, что новые файлы тоже станут видны.
После создания ссылки сразу сохраните URL и пароль, если он был сгенерирован. Сырой токен и пароль не должны жить в публичной переписке, карточках задач или скриншотах документации. Для одного скачивания включайте одноразовый режим.
На публичной странице получатель видит название, тип цели, срок действия, количество элементов или размер и, если нужно, вводит пароль. Отозванные, истекшие и заблокированные ссылки должны показывать понятное состояние вместо файла.
WebDAV и подключение к системе
Внутри раздела есть панель подключения. Она показывает адрес веб-интерфейса, WebDAV-адрес, путь раздела, логин и состояние пароля приложения. WebDAV нужен, когда сотруднику удобнее работать с файлами через Finder, Windows Explorer или мобильный файловый клиент.
Для WebDAV используйте только отдельный пароль приложения. Основной пароль аккаунта и активная сессия портала для сетевого диска не подходят. Новый пароль показывается один раз: скопируйте его в менеджер паролей и перевыпустите, если он мог попасть в чужие руки.
Регулярная проверка диска
Назначьте владельца, который регулярно проверяет разделы, активные публичные ссылки, WebDAV-доступ и размещение итоговых файлов. Такая проверка нужна после завершения проекта, передачи клиента, увольнения сотрудника, смены подрядчика или публикации нового комплекта документов.
Во время проверки:
- закройте публичные ссылки, срок или назначение которых закончились;
- убедитесь, что live-папки не показывают внешнему получателю новые внутренние файлы;
- перенесите итоговые материалы из личных папок в задачу, CRM, документ или проект;
- переименуйте папки и файлы, если название больше не объясняет назначение;
- перевыпустите WebDAV-пароль, если устройство, подрядчик или доступ больше не должен работать;
- удалите или архивируйте черновики только после проверки связанных задач, документов и CRM-карточек.
Не используйте публичную ссылку как постоянную замену правам доступа. Если человек должен работать с файлами долго, оформите корректный внутренний или экстранет-доступ и оставьте в публичной ссылке только временную передачу результата.
Безопасный жизненный цикл размещения
Команда В корзину сначала требует архивировать активную папку или файл. Безопасная последовательность — архив → корзина → проверка срока и зависимостей → окончательное удаление; Восстановить возвращает архивный элемент. Массовые действия применяйте отдельно к папкам и файлам и проверяйте выделение.
Для загруженного SVG или HTML используйте скачивание, а не встроенный просмотр в авторизованной сессии: так снижается риск выполнения содержимого.
Архив и удаление
Архивируйте разделы, которые больше не используются, но должны сохраняться для истории. Удаление используйте только после проверки, что файл не нужен задаче, CRM, документу, клиенту или внешнему получателю.
В строках разделов, папок и размещений могут отображаться два независимых сигнала: «Юр. блокировка» и «Хранить до» с датой. Первый означает действующее compliance-удержание, второй — срок хранения. Перед архивированием, переносом в корзину или окончательным удалением проверьте оба сигнала. Кнопка может оставаться доступной до проверки на сервере: если действие отклонено, оставьте элемент на месте, обновите страницу и обратитесь к ответственному за compliance или администратору.
Если на разделе есть удержание или срок хранения, не обходите его рабочими копиями в других местах. Зафиксируйте, почему файл должен оставаться доступным или почему его можно убрать.
Различайте архив, корзину и немедленное удаление:
- архив скрывает неактивный элемент, но оставляет его для истории;
- корзина показывает намерение удалить и дает время проверить последствия;
- немедленное удаление используйте только для пустых папок, ошибочных размещений или безопасных черновиков.
Перед удалением проверьте активные публичные ссылки, связанные задачи, документы и CRM-карточки. Если ссылка еще активна, сначала отзовите ее.
Демонстрации и обучение без утечки данных
Когда вы показываете Диск коллегам, записываете обучающие материалы или готовите инструкции для команды, используйте тестовые разделы и папки. На экране не должно быть клиентских документов, приватных URL, паролей WebDAV, email-адресов и телефонов.
Особенно осторожно обращайтесь с внешними ссылками: кадр или запись с реальным токеном ссылки открывает файл любому, кто увидит материал. Для демонстрации создайте отдельную ссылку на тестовый файл и отзовите ее после показа.
Хорошие практики
- Храните итоговые файлы рядом с задачей, CRM или документом, где принималось решение.
- Не используйте личный раздел для командных результатов.
- Не публикуйте наружу файлы с лишними листами, скрытыми данными, черновыми комментариями или приватными реквизитами.
- Называйте папки по процессу или клиенту, а не по случайному имени отправителя.
- Проверяйте активные публичные ссылки так же регулярно, как права доступа.
- Для WebDAV храните пароль приложения отдельно и перевыпускайте его после увольнения, потери устройства или подозрения на утечку.
Связанные сценарии