Компания и команды
Разделы компании задают рабочую структуру LadVen OS: кто работает в портале, в каких отделах состоит, какие рабочие группы ведет и к каким данным имеет доступ. От этой структуры зависят задачи, CRM, документы, чаты, календарь, рабочие процессы, Диск и отчеты.
Хорошая структура компании помогает сотруднику видеть свою зону ответственности, руководителю - контролировать команду, а владельцу бизнеса - понимать, где находятся права, проектные контексты и история решений.
Где находится
Основные разделы:
- Компания (
/company) - быстрый вход в отделы, сотрудников, права и настройки портала. - Сотрудники (
/users) - список пользователей, поиск, профили, активность, язык, часовой пояс и права. - Отделы (
/departments) - оргструктура, руководители, участники, правила постановки задач и передачи работы между отделами. - Рабочие группы (
/projects) - каталог проектных команд, владельцев, ролей, статусов и участников. - Карточка рабочей группы (
/projects/:projectId) - единое пространство проекта с обзором, задачами, активностью, файлами, документами, ссылками, обсуждениями, отношениями и настройками.
Доступ к действиям зависит от роли. Обычный сотрудник видит доступную ему часть структуры и проекты, в которых участвует. Администратор управляет составом, правами и правилами. Владелец или модератор рабочей группы управляет участниками и порядком внутри группы.
Как связаны структура и работа
В LadVen OS структура компании не является справочником "для красоты". Она влияет на ежедневную работу:
- в задачах определяет, кому можно ставить работу вниз, вверх или между отделами;
- в CRM помогает выбирать ответственных и видеть клиентскую работу через командный контекст;
- в документах и на Диске связывает файлы с проектом, клиентом или подразделением;
- в чатах и календаре помогает собрать правильную команду;
- в workflow определяет аудиторию ручных заданий и ответственных за выполнение;
- в отчетах помогает смотреть нагрузку и контроль по отделам, людям и проектам.
Перед настройкой модулей сначала проверьте, что сотрудники, отделы и рабочие группы отражают реальную ответственность. Если структура устарела, права и отчеты будут вводить команду в заблуждение.
Сотрудники
Раздел Сотрудники показывает людей и служебных пользователей, доступных в портале. В списке можно искать по имени, логину, email, телефону или должности, видеть роль, активность и быстро перейти к редактированию.
В справочнике рядом с аватаром сотрудника в его день рождения появляется значок дня рождения — тихая подсказка команде поздравить коллегу. Значок виден только в сам день, опирается на дату рождения из профиля и не показывает год. Показ значков в справочнике — личная настройка каждого пользователя (переключатель «Дни рождения»), а не общекомпанийная политика. Тот же значок виден при выборе участников в карточке отдела; в чатах, задачах и CRM он пока не показывается.
В карточке сотрудника администратор управляет:
- рабочим логином, email, телефоном, именем и должностью;
- датой рождения сотрудника (личные данные, для значка дня рождения в справочнике);
- языком интерфейса и часовым поясом;
- активностью пользователя;
- административной ролью;
- паролем при создании или смене доступа;
- сводкой прав по задачам и CRM.
Создавайте пользователя только с рабочими контактами и понятной должностью. Если сотрудник временно не работает в портале, сначала отключите его активность, а не удаляйте историю. Удаление используйте только когда понятно, что оно не сломает рабочую историю и ссылки в процессах.
Не выдавайте административные права как быстрый способ решить разовую проблему. Сначала проверьте отдел, рабочую группу, персональные права и модульные политики.
Отделы
Отделы описывают управленческую структуру: кто кому подчиняется, кто руководит направлением и как работа может передаваться между уровнями. В разделе можно искать отделы, показывать неактивные, создавать и редактировать подразделения, задавать руководителя, родительский отдел, код, сортировку и активность.
Для каждого отдела поддерживайте:
- понятное название без внутренних сокращений;
- руководителя, который реально принимает работу;
- актуальный список участников;
- правильное место в дереве;
- статус активности;
- правила постановки задач для этого отдела.
Если сотрудник перешел в другой отдел, обновите структуру до назначения новых задач и workflow. Если отдел закрывается, сначала проверьте его активные задачи, проекты, документы и правила доступа.
Правила задач между отделами
Отделы могут задавать правила, как сотрудники ставят задачи:
- вниз - руководитель или отдел может передавать работу подчиненным отделам;
- вверх - сотрудник или отдел может эскалировать работу руководителям;
- между отделами - работа может передаваться в связанные подразделения;
- внутри отдела - задачи остаются в рамках одной команды.
Используйте пресеты как стартовую точку, а затем проверяйте результат на реальном рабочем сценарии. Например, продажи часто требуют эскалации вверх и взаимодействия с другими отделами, производство - передачи вниз и контроля руководителей, а небольшой сервисный отдел может работать только внутри своей команды.
Перед сохранением локальных правил зафиксируйте понятную причину изменения. Это помогает объяснить, почему отдел получил новые права на постановку задач и кто отвечает за последствия.
Рабочие группы
Рабочая группа объединяет людей вокруг конкретной работы: проекта, клиента, продукта, внутренней инициативы или временной команды. В каталоге можно искать группы, создавать новые, видеть владельца, свою роль, статус и открывать карточку группы.
В рабочей группе настраиваются:
- название, код, описание и тема;
- владелец;
- признаки проекта или Scrum-команды;
- открытость и видимость в списке;
- закрытое или архивное состояние;
- участники и их роли: владелец, модератор, участник или гость.
Используйте рабочие группы, когда нужно отделить проектную работу от постоянной оргструктуры, дать доступ людям из разных отделов, связать задачи, CRM, документы, файлы и обсуждения с одним рабочим контекстом или сохранить историю направления после завершения.
Не создавайте рабочую группу для каждой мелкой задачи. Если работа короткая и не требует отдельного состава участников, достаточно обычной задачи, чата или CRM-карточки.
Карточка рабочей группы
Карточка рабочей группы - это рабочее пространство проекта. Она помогает не искать контекст по разным модулям, а видеть все связанное с группой в одном месте.
Используйте вкладки карточки так:
- Обзор - проверяйте владельца, описание, состав и ключевые факты.
- Активность - смотрите, что изменилось и какие события требуют внимания.
- Задачи - создавайте и контролируйте работу в контексте группы.
- Файлы и документы - храните материалы, шаблоны, комплекты и результаты.
- Ссылки - фиксируйте внешние ресурсы, которые нужны команде.
- Обсуждения - сохраняйте решения и рабочие договоренности.
- Связи - связывайте проект с клиентами, контактами, сделками или другими рабочими объектами.
- Настройки - поддерживайте описание, участников и правила пространства в актуальном состоянии.
Для публичных скриншотов этой карточки используйте только демонстрационные проекты, нейтральные имена участников, безопасные файлы и ссылки без приватных URL.
Доступ и ответственность
Права должны отражать реальную ответственность. Сотрудник должен иметь доступ к тем данным, которые нужны для работы, но не больше. Руководителю нужны инструменты контроля своей команды, а администратору - настройки структуры и политик.
Перед изменением прав ответьте на три вопроса:
- зачем пользователю нужен доступ;
- к какой области он относится: компания, отдел, проект, CRM или задача;
- кто отвечает за последствия изменения.
Если после изменения прав сотрудник видит лишние данные или не видит нужную работу, проверьте отделы, членство в рабочих группах, персональные политики и настройки модулей.
Безопасные скриншоты
Для документации можно снимать только чистые демонстрационные состояния:
- вымышленные сотрудники и должности;
- учебные отделы без внутренних сокращений;
- демонстрационные проекты с понятными названиями;
- файлы без реальных договоров, счетов, паспортов, телефонов и адресов;
- ссылки без токенов, приватных доменов и рабочих чатов;
- локализованный интерфейс выбранного языка.
Не публикуйте скриншоты, где видны реальные email, телефоны, аватары сотрудников, внутренние коды доступа, сырой текст ошибки, технические поля или смешение языков.
Хорошие практики
- Поддерживайте актуальный список сотрудников: увольнения, отпуска и смены ролей должны отражаться сразу.
- Не смешивайте отделы и проекты: отдел показывает оргструктуру, рабочая группа - контекст работы.
- Назначайте владельца рабочей группы, который отвечает за участников, документы и порядок.
- Проверяйте права после крупных изменений структуры.
- Используйте понятные названия отделов и групп, чтобы их легко выбирать в задачах, CRM и чатах.
- Архивируйте завершенные группы, если история еще нужна, и удаляйте только то, что не требуется для отчетности.
- Перед запуском workflow проверьте, что его участники и отделы актуальны.
Частые ошибки
- Создать отдел без руководителя, а потом ожидать корректной эскалации задач.
- Добавить человека в проект, но забыть проверить его роль и видимость документов.
- Выдать админские права вместо настройки отдела или рабочей группы.
- Удалить пользователя или группу до проверки задач, документов и истории.
- Использовать реальные клиентские проекты и сотрудников в демонстрационных скриншотах.
Связанные сценарии