Автоматизация и настройки портала
Автоматизация в LadVen OS помогает управлять повторяемыми действиями в задачах, CRM и workflow. Общие настройки портала задают границы: кто может создавать правила, какие действия разрешены, какие проверки остановят ошибочный переход и где администратор контролирует риск.
Используйте этот раздел как карту управления автоматизацией. Детальные сценарии задач и workflow описаны отдельно, а здесь собраны правила безопасной эксплуатации.
Какой инструмент выбрать
| Инструмент | Когда использовать | Где настраивается |
|---|---|---|
| Правило задачи | Событие в задаче + условие → действие (назначить, изменить поле, поставить подзадачу) | Правила задач |
| CRM-робот | Событие в сделке CRM + условие → действие (назначить, перевести на этап, отправить письмо) | CRM-роботы |
| Защитная проверка | Нужно не дать выполнить операцию, пока не выполнено условие | Защитные проверки |
| Бизнес-процесс | Многошаговый сценарий с условиями, ожиданиями и ручными заданиями для людей | Рабочие процессы |
| Регулярная задача | Повторяющаяся работа по расписанию (неделя, число месяца) | Регулярные задачи |
| Шаблон и чек-лист | Стандартизировать разовую повторяющуюся работу без расписания | Шаблоны и автоматизация задач |
Если сомневаетесь между правилом и процессом — правило подходит для одного действия по одному событию, процесс — когда шагов несколько и часть из них выполняют люди.
Где находится
Основные точки входа:
- Автоматизация (
/automation) - сводный экран правил задач, CRM-правил, workflow и защитных проверок; - Защитные проверки (
/automation/operation-guards) - правила, которые блокируют переходы или действия, если не выполнены условия; - Настройки портала (
/portal-settings) - настройки модулей, прав, политик доступа, безопасности, документов, файлов и рабочих областей; - Технические настройки задач (
/portal-settings-tech) - расширенные настройки задач и автоматизации для администраторов.
Набор блоков зависит от роли и прав. Если действие не видно, проверьте не только страницу, но и область: компания, проект, воронка, стадия или модуль.
Центр автоматизации
Центр автоматизации показывает, какие правила и процессы уже существуют, где они активны и кто может ими управлять. Он полезен, когда нужно быстро понять, что влияет на задачи, CRM и workflow.
В верхней сводке видны общее число автоматизаций, активные правила, процессы и записи, доступные только для чтения. Поиск и фильтры по модулю, типу и состоянию помогают собрать рабочий срез. Меню Создать предлагает только те типы (правило задачи, CRM-правило, защитная проверка или workflow), на которые у вас есть право; если такого права нет, пункт отключён. Строка с Управлением отличается от строки Только для чтения. Пустой результат после успешного фильтра — это не ошибка загрузки: при сбое или недоступности источника экран показывает отдельное состояние и предлагает повторить попытку.
Перед изменением правила проверьте:
- модуль и область действия;
- статус: активно или отключено;
- когда правило запускалось или обновлялось;
- кто владелец изменения;
- есть ли пересечение с другим правилом или workflow.
Не включайте новое правило, если неясно, какой бизнес-результат оно должно дать и кто отвечает за последствия.
Защитные проверки
Защитная проверка останавливает действие, если объект не готов: например, не заполнено обязательное поле, выбран неверный статус или переход требует дополнительного условия. Это не наказание для пользователя, а страховка от ошибок в процессе.
Хорошая проверка должна объяснять пользователю, что нужно исправить. Сообщение должно быть коротким, без технических кодов и внутренних терминов.
Используйте защитные проверки для:
- обязательных данных перед закрытием задачи или сделки;
- контроля переходов между статусами;
- связей между задачами и CRM;
- защиты от создания неполных объектов;
- единых правил для команд и воронок.
Как безопасно включать правило
Новое правило лучше запускать как управленческий пилот, а не как мгновенное изменение для всей компании. Сначала выберите небольшой контур: один отдел, проект, воронку, тип задач или группу пользователей.
Перед включением зафиксируйте:
- какой результат должно дать правило;
- кто владелец процесса и кто может остановить правило;
- какие объекты попадут под действие;
- какое сообщение увидит пользователь, если действие заблокировано;
- как проверить первые срабатывания и пропуски.
После запуска просмотрите первые результаты вместе с владельцем процесса. Если правило создает лишние задачи, меняет не тех ответственных или блокирует корректную работу, остановите его и исправьте область действия до расширения.
Что делать при конфликте правил
Конфликт возникает, когда несколько правил меняют один и тот же объект или дают пользователю разные ожидания. Например, одно правило переводит задачу на проверку, другое сразу меняет ответственного, а защитная проверка требует файл, который еще не должен быть готов.
Разбирайте конфликт в таком порядке:
- Найдите конкретный объект, где поведение было непонятным.
- Проверьте историю изменений, журнал автоматизации и активные защитные проверки.
- Определите, какое правило должно быть главным для бизнес-процесса.
- Отключите дублирующее или устаревшее правило.
- Обновите название, описание или сообщение, чтобы следующий пользователь понял причину действия.
Если два правила нужны одновременно, разделите их область: по отделу, стадии, типу задачи, воронке, клиентскому процессу или роли участника.
Остановка и откат
Останавливать автоматизацию нужно не только при технической ошибке. Остановите или сузьте правило, если команда перестала понимать, почему меняется статус, срок, ответственный или доступ.
Перед откатом сохраните рабочий след:
- какое правило было изменено;
- какие объекты уже затронуты;
- что нужно исправить вручную;
- кого предупредить о временной паузе;
- когда владелец процесса повторно проверит настройку.
Не оставляйте временно остановленные правила без владельца. Если правило больше не поддерживает актуальный процесс, его лучше отключить и описать новый порядок работы.
Права и политики
Автоматизация должна быть доступна тем, кто отвечает за процесс. Обычный исполнитель может запускать или видеть разрешенные сценарии, а управление правилами и политиками должно оставаться у владельцев процесса и администраторов.
Перед выдачей прав проверьте:
- нужен ли пользователю просмотр, запуск или управление;
- к какому модулю относится право;
- действует ли право во всей компании или только в проекте, воронке, стадии или рабочей области;
- кто будет проверять изменения после включения.
Не выдавайте широкие административные права ради одного правила. Лучше настроить точную политику.
Настройки портала
Настройки портала влияют на поведение модулей: задачи, CRM, чат, AI, документы, файлы, безопасность и рабочие области. Меняйте их как рабочий регламент, а не как разовую техническую правку.
Перед изменением настройки ответьте на три вопроса:
- кого затронет изменение;
- как команда поймет новый порядок работы;
- как быстро можно откатить или остановить правило, если результат неверный.
После изменения проверьте типовой сценарий на тестовом объекте и убедитесь, что пользователи видят понятные сообщения.
Автоматизация — верхние ступени делегирования: сначала работа становится задачей с приемкой и шаблоном, затем — расписанием и процессом. Когда какой инструмент выбирать — в разделе Лестница делегирования.
Хорошие практики
- Включайте автоматизацию сначала в ограниченной области, затем расширяйте.
- Называйте правила по бизнес-смыслу, а не по внутреннему действию.
- Держите защитные сообщения понятными для пользователя.
- Проверяйте конфликт правил перед публикацией.
- Отключайте устаревшие правила вместо того, чтобы оставлять скрытое влияние на процесс.
Сценарии для бизнеса
- Автоматизация повторяющихся задач
- Навести порядок в работе
- Бизнес вырос — контроль потерялся
- Все сценарии
Связанные разделы
Концептуальная схема, не UI-скриншот и не доказательство состояния.