Клиенты, компании и контакты

Клиентская база — это фундамент CRM. Если записи ведутся аккуратно, вся остальная работа (сделки, задачи, документы, переписка) собирается вокруг правильного клиента, и руководитель видит цельную картину. Если в базе дубли и непроверенные данные, история расходится по разным карточкам, а решения принимаются вслепую.

Эта страница объясняет, как заводить и вести клиентов, компании и контакты так, чтобы база оставалась управляемой.

Где это находится

CRM хранит участников отношений в нескольких связанных разделах:

• Клиенты (/clients) — единый вход к клиентским записям и их рабочим областям. Отсюда удобно начинать: найти клиента и перейти в его рабочее пространство.
• Компании (/clients/companies) — организации-контрагенты: карточка компании, реквизиты, связанные контакты и сделки.
• Контакты (/clients/contacts) — конкретные люди: ФИО, должность, способы связи, принадлежность к компании.
• Юрлица (/clients/legal-entities) — юридические лица с реквизитами для документов и расчетов.

Реестр контактов открывается по /clients/contacts, а карточку конкретного контакта можно открыть по /clients/contacts/:contactId. Содержимое карточки и доступные действия зависят от прав.

Набор доступных разделов и действий зависит от ваших прав. Если пункт CRM не виден в навигации, у вашей роли нет доступа к модулю — это не ошибка, а настройка прав.

Реестр компаний

На /clients/companies открыт отдельный реестр организаций. Поиск выполняется по названию, фильтр ответственного сужает список, а флажок «Показывать архивные» добавляет архивные записи. В строке видны название и тип компании, отрасль, телефон или сайт, ответственный, состояние и дата изменения. Переход по строке открывает рабочую область клиента по /clients/account/:accountId с вкладками и связанными материалами. Для собственных реквизитов из рабочей области нажмите «Карточка компании»: она открывает /clients/companies/:accountId. В её настраиваемых файловых полях (логотип, печать или подпись) пользователь с правом изменения может загрузить, заменить или удалить файл; доступный файл показан понятным именем, а изображение — с preview. Если вместо этого указано, что файл недоступен, не копируйте техническое значение и не подменяйте его другим файлом: уточните доступ или состояние файла у владельца портала.

На телефоне карточка компании показывает название как ссылку и до четырёх доступных непустых фактов; пустые поля просто скрываются. Это адаптивное представление, а не признак удаления или недоступности данных: на широком экране таблица может явно показывать маркер отсутствующего значения.

Результаты подгружаются страницами. Счётчик над списком является точным только когда портал явно сообщил, что total подтверждён порталом; иначе это нижняя граница уже загруженных записей. Пустой список с активными фильтрами означает, что сначала нужно сбросить фильтры, а не создавать новую компанию.

Если сводка уже показывает клиентов, а таблица остаётся пустой или промежуточной, не создавайте новую запись. Нажмите «Повторить» или обновите список, проверьте фильтры и права; если расхождение сохраняется, передайте его администратору — список ещё не готов для решения о дубле.

Реестр использует общие состояния: во время загрузки показывает скелетон, при ошибке чтения — Повторить, а при пустом результате без фильтров предлагает создать первую компанию. Если фильтры активны и ничего не найдено, сначала сбросьте их через Сбросить фильтры, затем решайте, нужна ли новая запись. В заголовке результата показано, сколько строк загружено и каков подтверждённый total; действие в строке архивирует или восстанавливает запись при наличии права записи. Активная компания не получает отдельную плашку состояния — маркеры нужны для архивной или неактивной записи.

Кнопка «Создать» открывает форму компании: обязательное название, тип (компания, партнёр или поставщик), отрасль, сайт, телефон, ответственный, юридическое лицо и теги. Сайт и телефон проверяются до сохранения. Архивирование и восстановление требуют права записи; при отсутствии права портал объясняет ограничение, а не выполняет действие молча.

Для действий строки портал проверяет отдельные серверные verdict’ы archiveAccount, unarchiveAccount, updateAccount и transferOwner. Если действие запрещено, рядом с кнопкой показывается причина; отсутствие verdict’а означает «неизвестно», а не автоматический отказ — окончательное решение остаётся за сервером. Поэтому общее право редактирования само по себе не гарантирует архивирование или передачу ответственного.

Запись клиента отвечает на простые вопросы

Хорошая клиентская запись дает ответ без устных уточнений:

• кто клиент: частный клиент или компания;
• кто контактное лицо и как с ним связаться;
• какая компания и юрлицо участвуют в отношениях;
• кто внутри команды отвечает за клиента;
• какие ограничения по доступу к данным есть.

Не превращайте карточку в свалку заметок. Все, что относится к конкретной работе, ведите в сделке, задаче или комментарии, а в клиентской записи держите устойчивые данные о клиенте.

Как заводить клиента без дублей

Дубль клиента — одна из самых дорогих ошибок в CRM: переписка, документы, сделки и задачи разъезжаются по разным карточкам, и ни менеджер, ни руководитель не видят полной истории.

В LadVen OS нет автоматической блокировки дублей при создании, поэтому проверка — это рабочая практика, а не кнопка:

1. Перед созданием новой записи воспользуйтесь поиском.
2. Проверьте клиента по нескольким признакам: название или ФИО, телефон, почта, связанная компания.
3. Если похожая запись уже есть, работайте в ней, а не создавайте вторую.
4. Если данные клиента изменились, обновите существующую карточку, а не заводите новую.
5. Если дубль все-таки появился, не объединяйте карточки и не переносите историю только по совпадению имени. Имя из мессенджера не подтверждает личность: согласуйте владельца и работайте в подтвержденной карточке, а непроверенные записи оставьте раздельными.

Контактные данные вносите только после проверки. Если информация не подтверждена, отметьте это в комментарии или следующем шаге, а не превращайте предположение в факт в карточке клиента.

предупреждение

Пустой список — не всегда доказательство, что клиента нет. Если над списком написано, что выбранные фильтры не работают в этом представлении, записи вообще не показаны — и создавать по такому экрану новую запись нельзя. Сначала сбросьте эти фильтры, потом решайте про дубль. Подробнее — в разделе о фильтрах ниже.

Поиск и фильтры в списке клиентов

Список клиентов ищется по строке поиска и сужается кнопкой «Фильтры» над списком. На кнопке виден счётчик активных фильтров — по нему сразу понятно, что список показан не целиком.

Доступны фильтры:

• тип записи — компания или частный клиент;
• ответственный — кто из сотрудников ведёт клиента;
• состояние внимания — здоров, наблюдать, под угрозой, неизвестно;
• напоминания — просрочено, сегодня, скоро, напоминания нет;
• без контакта, дней — клиенты, с которыми не общались дольше указанного срока;
• последний контакт, следующий контакт, напоминание к дате, обновлено — периоды «с» и «по».

Набор доступных фильтров зависит от представления и ваших прав, поэтому часть из них может не отображаться.

Список не показан, потому что фильтры не поддержаны

Отдельное состояние, которое важно узнавать: вместо списка появляется сообщение «Эти фильтры не работают в этом представлении» с кнопкой «Сбросить эти фильтры».

Это не пустой результат и не сбой. Часть фильтров обслуживается не в каждом представлении списка, и вместо того чтобы показать записи с молча проигнорированной частью условий, система список не показывает вовсе. Иначе на экране был бы полный перечень клиентов, выглядящий как отфильтрованный, — и по нему легко принять неверное решение.

Что делать:

1. Не считайте это ответом «таких клиентов нет» и не заводите по такому экрану новую запись.
2. Нажмите «Сбросить эти фильтры» либо переключитесь на представление, где нужные фильтры работают.
3. Убедитесь, что список показывает записи, и только потом делайте выводы и массовые действия.

Массовые действия со списком клиентов

В списке можно отметить несколько клиентов флажками (или выбрать всех загруженных) и применить одно действие: «Архивировать выбранные» или «Восстановить выбранные». Выбор снимается отдельной кнопкой. За один раз обрабатывается ограниченное количество записей — если выбрали больше, портал об этом скажет.

Перед записью портал делает безопасный предварительный просмотр: он показывает, сколько записей допустимо, уже в нужном состоянии или недоступно. Чистый выбор применяется сразу; окно подтверждения появляется только если часть выбора будет отклонена или пропущена. После успеха перечитайте список; для обратного действия отдельно выберите архивные записи и используйте «Восстановить выбранные» — отдельной кнопки «Отменить» нет.

предупреждение

Архивирование клиента не архивирует связанную с ним работу. В окне подтверждения портал прямо предупреждает, сколько рабочих групп и клиентских проектов этих клиентов останутся активными. Их нужно закрывать отдельно.

Иначе получается опасное расхождение: клиент считается закрытым, а рабочая группа по нему живая — задачи идут, люди работают, и никто не видит противоречия.

Порядок безопасного массового архивирования:

1. Проверьте, что список действительно показывает то, что вы думаете: нет ли сообщения о неподдержанных фильтрах и совпадает ли счётчик фильтров с вашим намерением.
2. Отметьте записи и прочитайте предварительный просмотр; при частичном результате — разбор в окне подтверждения.
3. Отдельно разберите рабочие группы и клиентские проекты, о которых предупредил портал.
4. Если часть записей не прошла, откройте их отдельно и разберитесь с причиной, а не повторяйте массовое действие вслепую.

Компании, контакты и юрлица

Разделяйте роли записей:

• Компания описывает организацию в целом: с кем мы работаем, какие у нее контакты и сделки.
• Контакт описывает человека: с кем именно мы общаемся, какая у него роль в принятии решения.
• Юрлицо нужно для документов и расчетов: реквизиты, на которые выставляются договоры, счета и акты.

Одна компания может иметь несколько контактов и быть связана с юрлицом. Прежде чем отправлять клиенту документ, проверьте, что выбрано правильное юрлицо и реквизиты относятся именно к этой компании.

Реестр юрлиц открывается по адресу /clients/legal-entities. В списке видно название, ИНН и КПП, ОГРН, связанную компанию и дату последнего изменения; записи ищутся по названию или ИНН, а неактуальные убираются в архив вместо удаления. Старый /crm/legal-entities перенаправляет сюда.

Кнопка создания и действие «Редактировать» открывают модальное окно с обязательным названием и поиском связанной компании. Поиск может показать загрузку, пустой результат или ошибку — проверьте запрос и повторите его, а не подставляйте технический идентификатор. Создание, редактирование и архивирование требуют права записи; при отказе или ошибке сохранения портал должен показать причину, поэтому сначала исправьте поле или запросите доступ, а не повторяйте мутацию вслепую.

Нажатие строки открывает это же окно редактирования: отдельной карточки /crm/legal-entities/:id нет. Название связанной компании ведёт отдельной ссылкой в её контекст. Счётчик списка точен только при явном подтверждении total; иначе считайте его нижней границей или неизвестным, а не точным числом.

Включите архивный фильтр, чтобы вернуть запись; архивировать можно из строки или пакетно. Успешное действие для одной строки может предложить отмену, а пакетное показывает только итог. Перечитайте список и для возврата отдельно выберите архивные записи и используйте явное восстановление; записи, не прошедшие из-за прав или состояния, разбирайте отдельно — не повторяйте пакетное действие вслепую.

У индивидуального предпринимателя КПП не бывает — в карточке в этом поле стоит прочерк, и это нормально. Заполняйте реквизиты по учредительным документам контрагента, а не по счету или письму: в них чаще встречаются опечатки.

Реестр контактов на /clients/contacts поддерживает поиск, фильтры ответственного, компании, юрлица и архивных записей, постраничную загрузку с подтверждённым total, а также переход в карточку контакта. В строке видны имя, должность, компания, рабочий email и ответственный; отметка лица, принимающего решение, помогает выбрать собеседника. Архивирование и восстановление строки или выбранной группы требуют права записи; при отказе сервера портал показывает причину, а после успешного действия предлагает отменить его. Для строки проверяется именно доступность архивирования: если контакт связан с активным обращением или является основным контактом компании, кнопка заранее отключается и объясняет причину. Общее право редактировать контакт не означает, что его можно архивировать; если сервер не прислал вердикт строки, окончательное решение остаётся за ним.

Создание контакта открывает модальное окно: обязательны полное имя, а email и телефон проходят проверку формата. Связанные компанию, юрлицо и ответственного выбирайте через поиск, не подставляя технические ID. При ошибке сохранения исправьте данные; при отказе по правам запросите доступ и не повторяйте мутацию вслепую.

В карточке контакта имя редактируется отдельными полями имени и фамилии, а полное имя собирается порталом. Не создавайте вторую запись только потому, что структура имени пришла из старой записи. Если пустые поля компании, юрлица, источника или тегов недоступны вам для редактирования, они собираются в строку «Не заполнено», а не исчезают молча; телефон, почта, ответственный и статус остаются отдельными полями. Поле «скрыто по правам» — другое состояние: оно означает ограничение доступа, а не пустые данные.

Если у контакта выбрана компания, её значение в карточке открывает карточку компании; во время редактирования используйте ссылку «Открыть карточку компании». Это путь для проверки реквизитов и связанных файлов без ручного ввода технического ID. Если вместо названия в ссылке показан технический код, это не название компании и не доказательство её удаления: не копируйте и не публикуйте его, обновите карточку или попросите владельца портала проверить связь и доступ. Отсутствие ссылки означает только, что компания не выбрана.

В карточке контакта отдельно проверяется пригодность голосовой связи для каждой цели: продажи, удержание, сервис и взыскание. Только вердикт Можно звонить разрешает вызов; неизвестный или истёкший вердикт, отказ от звонков либо блокировка запрещают его. В записи видны основание, источник и срок действия. При наличии права записи откройте Удостоверить, чтобы перезаписать основание, источник и срок; удаления записи нет. Это реестр права, а не технический блок: номер технически всё ещё можно набрать, поэтому доступность ручки не отменяет вердикт. В списке и Канбане обращений показан только краткий индикатор текущей проверки контакта: отсутствующий или недоступный результат не даёт разрешения и может отличаться между строками из-за доступа к контакту. При предупреждении не звоните — откройте карточку контакта или форму вызова. Если сохранение не удалось или право отклонено, исправьте данные либо запросите доступ, а не повторяйте мутацию вслепую.

Список контактов можно выгрузить в Excel, когда нужен срез для отчета или рассылки. Перед выгрузкой убедитесь, что в нее не попадают данные, которые нельзя передавать наружу.

Напоминания по компании

В карточке компании есть блок напоминаний: кнопка «Новое напоминание» и список того, что уже поставлено. Это позволяет закрепить обязательство на уровне компании, а не держать его в голове или в личном календаре.

У напоминания есть название, срок, ответственный и комментарий. В списке каждое напоминание показывает состояние: активно, отложено, просрочено, выполнено или отменено. По строке доступны действия: изменить, отметить выполненным, отменить.

Создавать напоминания может не каждый — это зависит от прав. Если создание вам недоступно, блок не показывает неработающую кнопку, а объясняет, кто может поставить напоминание.

Когда это нужно. Напоминание по компании подходит для обязательств, которые относятся к отношениям в целом, а не к конкретной сделке: перезвонить после паузы, продлить договор, проверить оплату, вернуться к клиенту после сезона. Если действие относится к конкретной сделке, ставьте напоминание в ней — тогда оно будет видно вместе с историей этой сделки.

Напоминание — не задача. Напоминание это личный сигнал «не забыть вернуться к этому». Задача — это работа с исполнителем, сроком и приёмкой результата. Если по обязательству кто-то должен что-то сделать и отчитаться, заводите задачу, а не напоминание: напоминание никто, кроме адресата, не контролирует.

Рабочая область клиента

Из клиентской записи открывается рабочая область — единое место, где собраны сделки, задачи, файлы, документы и внешний доступ по этому клиенту. Это позволяет вести и контролировать всю работу по клиенту, не собирая ее вручную из разных модулей.

Используйте рабочую область как точку сборки: создавайте задачу или сделку прямо из контекста клиента, чтобы связь сохранялась автоматически, а не восстанавливалась потом по памяти.

Доступ и персональные данные

CRM хранит чувствительные данные, поэтому доступ к ним управляется правами, и не все видно всем.

• Видимость модуля. Если у роли нет прав на CRM, раздел скрыт из навигации полностью.
• Ограниченный доступ. Часть пользователей видит только определенные воронки, клиентов или поля. Если доступ ограничен, некоторые действия становятся доступны лишь после выбора конкретного объекта.
• Скрытые поля. Отдельные поля, особенно персональные данные и реквизиты юрлиц (ИНН, КПП, ОГРН), могут отображаться как «Скрыто по правам». Это значит, что запись вы видите, но к этим данным доступа нет.
• Участие в рабочей группе. Иногда запись видна, но действие недоступно, потому что вы не участник связанной рабочей группы. В этом случае попросите владельца добавить вас в участники, а не обходите ограничение.
• Внешние участники. Клиент может быть подключен к внешнему доступу (клиентскому порталу) через отдельный механизм приглашений. Это управляемый сценарий, а не обычная выдача прав сотруднику.

Не пытайтесь обойти ограничение прав пересылкой данных вне CRM. Если доступ действительно нужен, его должен настроить администратор или владелец пространства.

Наведение порядка в дублях

Если дубли уже появились, разведите их как можно раньше — чем дольше по двум карточкам идет работа, тем сложнее потом собрать историю.

Порядок наведения порядка:

1. Найдите все записи одного клиента поиском по имени, телефону, почте и связанной компании.
2. Выберите основную запись — обычно ту, где больше истории и актуальнее данные.
3. Не переносите связи, историю или реквизиты между карточками только по совпадению имени. Сначала подтвердите различающий признак по утвержденной процедуре; если его нет, оставьте записи раздельными и передайте решение владельцу.
4. Договоритесь в команде, какая запись основная, чтобы новые сделки и переписка шли в нее.
5. Помечайте запись неактуальной только после подтвержденного решения; не закрывайте карточку как «лишнюю» по одному имени.

В текущем CRM нет безопасного автоматического слияния: не обходите это прямыми вызовами или ручной массовой переноской. Лучше вообще не доводить до дублей: дисциплина поиска перед созданием дешевле, чем разбор расходящейся истории. Если дубли появляются регулярно, это сигнал поправить процесс ввода клиентов, а не бороться с последствиями вручную каждый раз.

Состояния, которые можно увидеть

• запись загружается или список обновляется после поиска;
• ничего не найдено по запросу — проверьте формулировку и фильтр, прежде чем создавать новую запись;
• список не показан с сообщением, что выбранные фильтры не работают в этом представлении, — это не «клиентов нет»: сбросьте эти фильтры или смените представление и посмотрите снова;
• окно подтверждения массового действия предупреждает, что рабочие группы и клиентские проекты останутся активными, — закройте их отдельно;
• поле отображается как «Скрыто по правам» — у вас нет доступа к этим данным;
• действие недоступно: нет прав, не выбран объект при ограниченном доступе или вы не участник рабочей группы;
• данные изменил другой пользователь — обновите карточку перед повторным действием.

Хорошие практики

• Перед созданием клиента всегда ищите существующую запись.
• Прежде чем сделать вывод по списку, убедитесь, что он показан, а не заменён сообщением о неподдержанных фильтрах.
• Перед массовым архивированием отдельно закрывайте рабочие группы и клиентские проекты этих клиентов.
• Вносите только проверенные контактные данные; гипотезы держите в комментарии или следующем шаге.
• Ведите одного клиента в одной записи, а работу по нему — в его рабочей области.
• Обязательства по компании фиксируйте напоминанием в её карточке, а не в личном календаре.
• Перед отправкой документа проверяйте компанию, юрлицо и реквизиты.
• Не выгружайте контакты с данными, которые нельзя передавать наружу.
• Если поле скрыто по правам, запросите доступ, а не ищите обходные пути.

Частые ошибки

Создавать второго клиента вместо поиска первого. История работы расходится, и полную картину никто не видит.

Принимать сообщение о неподдержанных фильтрах за пустой результат. Список в этот момент вообще не показан, а не пуст. Решение «клиента нет, заведу нового» по такому экрану приводит ровно к дублю.

Архивировать клиентов пачкой, не закрыв их рабочие группы. Клиент числится в архиве, а работа по нему продолжает идти — противоречие никто не замечает, пока оно не всплывает у клиента.

Записывать непроверенные данные как факт. Команда начинает действовать по ошибочному телефону, почте или реквизитам.

Держать решения по клиенту в личных чатах. Новый участник не видит контекст, а руководитель не может проверить договоренности.

Игнорировать предупреждение о правах. Обход ограничения пересылкой данных создает риск утечки и делает контроль невозможным.

Отправлять документ с чужими реквизитами. Перепутанное юрлицо приводит к юридическим и расчетным ошибкам.

Как проверить результат

• клиент находится по поиску и не дублируется;
• список клиентов действительно показан, а не заменён сообщением о неподдержанных фильтрах;
• после массового архивирования рабочие группы и клиентские проекты этих клиентов тоже закрыты;
• видно, кто контакт, какая компания и юрлицо связаны, кто отвечает за клиента;
• из записи открывается рабочая область со связанными сделками, задачами и документами;
• скрытые по правам поля понятны как ограничение доступа, а не как пустые данные;
• чувствительные данные не попадают в выгрузки и наружу без необходимости.

Связанные сценарии

• CRM: обзор
• Задачи
• Документы
• Формы
• Экстранет