Документы

Документы в LadVen OS помогают держать рабочие файлы рядом с процессом: задачей, CRM-карточкой, клиентом, рабочей группой или workflow. Это не просто хранилище файлов. Документ должен отвечать на вопросы: что это за материал, к какому делу он относится, какая версия актуальна, кто должен проверить или подписать и что делать дальше.

Используйте документы как управляемый слой работы, а не как папку случайных вложений.

Где находится

Основные разделы:

• Документы (/documents) - список и рабочие карточки документов;
• Карточка документа - файлы, статус, связи, действия, история и комментарии;
• Шаблоны комплектов (/documents/templates) - повторяемые наборы документов для задач, CRM, клиентов и рабочих групп;
• Входящий обмен (/documents/exchange/inbound) - обработка документов, пришедших через внешний обмен;
• связанные блоки внутри задач, CRM, экстранета и рабочих областей.

Набор действий зависит от прав, типа документа, связанного объекта и политики подписи или обмена.

Пресеты и фильтры реестра

В общем реестре доступны пресеты Все, Мои, Участвую, Входящие, Нужно действие и Просроченные. «Мои» и «Участвую» требуют текущего пользователя, «Нужно действие» отбирает документы, ожидающие подписи, а «Входящие» и «Просроченные» используют отдельную сортировку. Фильтр связей разделяет Все, Связанные и Несвязанные; он доступен только без контекста задачи, сделки, клиента или исходного объекта. Поиск, статус и тип уточняют результат, а ссылка сохраняет выбранный пресет, сортировку, фильтр связей и область просмотра. Фильтр Только источник ограничивает список исходным объектом, а режим С дочерними включает связанные дочерние записи. Счётчики отражают весь найденный набор, а не только уже загруженные строки. Пустой результат означает сочетание фильтров, а не удаление документов.

Выберите несколько строк, чтобы запустить скачивание выбранных документов. Портал скачивает доступные файлы или display package последовательно, а не собирает единый архив; строки без download URL или без права скачивания пропускаются, и в результате показывается их количество. Перед запуском проверьте права и состав выбранных документов. Клик по строке открывает карточку, ссылка файла открывает его в новой вкладке, а отдельная кнопка запускает скачивание; если доступной ссылки нет, панель действий строки не показывается. Откройте меню действий строки через многоточие или контекстное действие: оно позволяет открыть карточку или файл, скачать основной файл либо display package, выполнить доступное основное действие, перейти к связанной записи и скопировать ссылку. Если действие запрещено, показывается причина, а не скрытая успешность; Esc, стрелки и Enter управляют меню, на мобильном оно закрывается по клику вне области.

Рабочий маршрут

1. Создайте или откройте документ из нужного контекста: задачи, сделки, клиента, проекта или общего списка.
2. Дайте понятное название и тип: договор, счет, акт, предложение, материалы дела, доверенность или другой рабочий вид.
3. В окне Загрузить файл обязательны файл и название документа. При необходимости найдите и выберите связь с клиентом, проектом, юридическим лицом, сделкой или задачей; если контекст не выбран, документ можно загрузить без связи и привязать позже. Состояния поиска «загрузка», «ничего не найдено» и «нет права» означают соответственно ожидание, отсутствие совпадений или ограничение доступа — повторите поиск либо проверьте права.
4. Проверьте версию перед согласованием, отправкой клиенту или публикацией в экстранет.
5. Зафиксируйте комментарий: что изменилось, кто должен проверить и какой следующий шаг.
6. Если документ повторяется, используйте шаблон комплекта.

Карточка документа

Карточка документа должна показывать рабочий контекст: название, тип, статус, связанные файлы, клиента или задачу, ответственных участников и историю действий. Если документ связан с CRM, задачами или экстранетом, пользователь должен понимать, зачем он нужен и кто ждет результата.

Не используйте название вроде scan.pdf или final_new_2. Хорошее название помогает найти документ без открытия файла.

Редактор документа: текст, форматирование и таблицы

Текст документа можно готовить прямо в LadVen OS, не уходя в отдельный офисный редактор. Встроенный редактор поддерживает форматирование (заголовки, списки, выделение, ссылки) и таблицы — этого достаточно, чтобы собрать предложение, протокол, инструкцию или внутренний регламент в одном месте с остальной работой по документу. Новая Markdown-таблица получает заголовки и заполнители ячеек на текущем языке портала; после ввода первого символа заполнитель очищается, поэтому русский шаблон не появляется в другой локали.

Если документ уже подготовлен в Word, его можно импортировать из файла .docx: текст, форматирование и таблицы переносятся в редактор, и дальше документ живёт в портале вместе со статусом, версиями, связями и согласованием. Это удобно, когда черновик пришёл в Word, но дальше им нужно управлять как рабочим документом, а не как вложением.

Панель форматирования локализована на всех языках портала. То же форматирование доступно в комментариях, поэтому пояснение к документу или задаче можно оформить читаемо — списком, акцентами и ссылками, а не сплошным текстом.

Чего избегать. Не переносите в редактор сложную верстку из Word ради точной копии — портал хранит рабочий документ, а не макет печатного бланка. Если нужна именно исходная верстка или дизайн, приложите исходный файл как вложение и держите его как основную версию.

Перед отправкой наружу или подписанием проверьте, что открыта актуальная версия. Если в документе есть несколько файлов, укажите, какой файл является основным, а какие являются приложениями или материалами.

Не удаляйте старую версию, если она нужна для истории согласования. Лучше оставьте понятный комментарий, почему появилась новая версия.

В доступном режиме Rich Markdown таблицы поддерживают навигацию с клавиатуры: Tab/Shift+Tab перемещают фокус по ячейкам, Tab в последней ячейке тела добавляет строку, а Enter переходит в следующую строку того же столбца и добавляет строку в конце. После добавления строки первый введённый символ не теряется; набор текста внутри ячейки объединяется в один шаг отмены, а не отменяется по одной букве. Ctrl/Cmd+Z и сочетание повтора на платформе (Ctrl+Y или Cmd+Shift+Z) отменяют и повторяют структурные изменения таблицы. Точные сочетания зависят от текущего режима редактора; развёрнутая версия может отставать от этого поведения, поэтому перед опорой на него проверьте интерфейс.

Шаблоны комплектов

Шаблон комплекта описывает повторяемый набор документов: какие документы нужны, какие обязательны, где комплект применяется и какие правила согласования или подписи действуют.

Используйте шаблоны для типовых процессов: продажа, договорной пакет, сервисное обращение, юридическое дело, onboarding, проектный старт. Не создавайте шаблон для единичной ситуации, если команда не будет повторять этот комплект.

Связь с задачами и CRM

Документ должен быть связан с рабочим объектом, если от него зависит выполнение. В задаче документ помогает исполнителю понять входные материалы и результат. В CRM документ показывает коммерческое или юридическое основание работы.

Если документ нужно подготовить, проверить или отправить, создайте задачу с ответственным и сроком. Если документ относится к клиенту, проверьте CRM-связь и права доступа.

Подпись и обмен

Для документов, которые уходят во внешний обмен или на подпись, особенно важны контрагент, юридическое лицо, актуальная версия и статус. Перед отправкой проверьте, что документ относится к правильному клиенту, не содержит внутренних комментариев и готов к внешнему действию.

Если внешний обмен требует внимания, не обходите его ручной отправкой без фиксации. Реестр может явно показать отказ, удаление, ошибку или ошибку импорта (rejected, deleted, error, import_failed) и предложить опасное действие. Не считайте обычный статус документа «Готов» успешным, если рядом есть ошибка обмена: проверьте метку провайдера, причину и возможность повторной отправки. unknown означает, что оператор не сообщил статус, а не что обмен завершён. Зафиксируйте состояние и следующий шаг, чтобы команда видела, где документ остановился.

Ошибка обмена отображается как опасное состояние без позиции на прогресс-треке. Если одновременно требуется действие от вас, например подпись или подтверждение, это действие имеет приоритет над сообщением об ошибке. unknown показывается отдельным уточнением рядом с обычным статусом и не означает, что обмен завершён.

Как отправить документ на подпись, вести подписантов и открыть внешний доступ по ссылке — в разделе Подпись и внешний доступ к документам.

Входящие документы

Документ, который пришел извне, сначала нужно разобрать: определить клиента или сделку, проверить дубликаты, связать с задачей или CRM-записью и назначить ответственного. Не переносите входящий файл в общий список без контекста, иначе команда быстро потеряет причину появления документа.

Если документ содержит персональные, финансовые или договорные данные, проверьте доступ до обсуждения в задаче, чате или экстранете.

Контроль руководителя

Руководителю важно регулярно проверять:

• документы без связанной задачи, клиента или CRM-карточки;
• комплекты, где обязательный документ не загружен;
• документы, ожидающие согласования, подписи или внешнего обмена;
• старые версии, которые сотрудники продолжают использовать;
• шаблоны комплектов, которые создают лишние или непонятные документы;
• файлы, опубликованные наружу или в экстранет без проверки доступа.

Хорошие практики

• Называйте документы по бизнес-смыслу: клиент, тип, период или результат.
• Не храните приватные данные в публичных описаниях.
• Проверяйте версию перед отправкой, подписью и публикацией в экстранет.
• Связывайте документы с задачами, CRM, клиентом или рабочей группой.
• Используйте шаблоны для повторяемых комплектов.

Сценарии для бизнеса

Концептуальный поток сценария документа; это не UI-скриншот и не доказательство данных портала.

• Клиентский портал для согласования документов
• Воронка продаж с задачами и документами
• CRM для юридической компании
• Все сценарии

Связанные разделы

Концептуальная карта разделов документов; это не UI-скриншот и не доказательство данных портала.

• Задачи
• CRM
• Диск и файлы
• Экстранет
• Рабочие процессы