Частые вопросы
Короткие ответы на вопросы, которые чаще всего возникают у пользователей, руководителей и администраторов LadVen OS. У каждого ответа есть ссылка на подробный раздел.
Задачи и роли
Что делать, если я не вижу нужную задачу?
Проверьте фильтры, выбранное представление, рабочий раздел и вашу роль в задаче. Задача может быть скрыта, если вы не постановщик, не ответственный, не соисполнитель и не наблюдатель.
Если задача связана с клиентом, проектом или отделом, убедитесь, что у вас есть права на эту область. Если задача все равно не находится, попросите коллегу отправить ссылку на карточку или обратитесь к администратору. Подробнее — в разделе Список задач и представления.
Чем ответственный отличается от соисполнителя?
Ответственный отвечает за результат задачи и её закрытие — он один. Соисполнители помогают в работе и видят задачу, но приемка результата спрашивается с ответственного. Наблюдатель следит за ходом без участия в работе.
Если за результат «отвечают все», значит не отвечает никто: назначайте одного ответственного, а помощников добавляйте соисполнителями. Подробнее — в разделе Участники задачи.
Когда нужен чек-лист, а когда достаточно описания?
Описание отвечает на вопрос «какой результат нужен». Чек-лист нужен, когда результат состоит из нескольких проверяемых шагов: подготовить файл, согласовать текст, отправить клиенту, получить подтверждение.
Если чек-лист становится слишком длинным или включает разные результаты, разделите работу на связанные задачи — так руководителю проще видеть ответственность и прогресс. Подробнее — в разделе Чек-листы.
Где прикреплять файлы?
Файлы прикрепляйте к той задаче или сущности, где принимается результат. Исполнитель должен видеть материалы рядом с описанием и чек-листом, а проверяющий — понимать, какой файл итоговый.
Не превращайте задачу в общий архив проекта: оставляйте только материалы, которые помогают выполнить, проверить или принять конкретный результат. Подробнее — в разделе Файлы задачи.
Как понять, что задачу можно закрывать?
Закрывайте задачу, когда результат соответствует описанию, чек-лист выполнен или объяснены исключения, итоговые файлы доступны, а постановщик понимает, что именно принято.
Если результат спорный, не закрывайте задачу молча: напишите комментарий, уточните критерии приемки или верните задачу на доработку. Подробнее — в разделе Закрытие задачи.
Как вернуть задачу на доработку правильно?
Возврат на доработку — это не упрек, а уточнение результата. Напишите в комментарии, что именно не принято и какого результата не хватает, со ссылкой на описание или чек-лист.
Плохая формулировка — «переделай». Хорошая — «в файле нет раздела с расчетом, добавь его и верни на проверку». Подробнее — в разделах Комментарии и Закрытие задачи.
CRM и продажи
Чем сделка отличается от клиента?
Клиент (компания или контакт) — это «кто»: карточка с реквизитами, историей и связями. Сделка — это «что сейчас происходит»: конкретная продажа или обращение, которое движется по этапам воронки.
У одного клиента может быть несколько сделок — активных и завершенных. Подробнее — в разделах Клиенты и Сделки.
Что такое воронка и этапы?
Воронка описывает путь работы с клиентом от входящего интереса до результата, а этапы — шаги этого пути. Сделка всегда находится на каком-то этапе, и по движению сделок руководитель видит состояние продаж.
Меняйте этап только вместе с фактическим основанием: звонок состоялся, документ отправлен, оплата получена. Подробнее — в разделе Воронки и этапы.
Как заявки с сайта попадают в CRM?
Через модуль форм: форма размещается на сайте, отправленные заявки создают обращения в CRM с источником и ответственным. Дальше заявка проходит разбор: принята, спам или требует уточнения.
Подробнее — в разделах Формы и Прием заявок в CRM.
Кто получает уведомления по сделке?
За сделкой следят её ответственный и подписанные на неё сотрудники — это аналог наблюдателя в задачах. Если по сделке идет работа в связанных задачах, участники этих задач получают свои уведомления отдельно.
Подробнее — в разделах Сделки и Уведомления.
Как позвонить клиенту из CRM?
Когда подключена телефония, оператор звонит клиенту прямо из его сделки — кнопкой звонка на карточке. Разговор привязывается к сделке, а запись доступна в её чате. Подробнее — в разделе Звонки оператора из CRM.
Автоматизация
С чего начать автоматизацию?
С одного повторяющегося процесса, который уже работает вручную: регулярный отчет, типовая заявка, стандартная проверка перед закрытием. Включите правило или регулярную задачу на ограниченной области, проверьте на тестовом объекте и только потом расширяйте.
Автоматизировать хаос нельзя — сначала процесс должен стабильно работать вручную. Подробнее — в разделе Автоматизация.
Правило, регулярная задача или бизнес-процесс — что выбрать?
Правило реагирует на событие: изменился статус — выполни действие. Регулярная задача создает работу по расписанию: каждый месяц — отчет. Бизнес-процесс ведет многошаговую цепочку с ветвлениями и участниками: согласование, найм, отгрузка.
Начинайте с самого простого инструмента, который решает задачу. Подробнее — в разделах Правила задач, Регулярные задачи и Рабочие процессы.
Что делать, если автоматизация сработала не так?
Найдите запуск в истории выполнения: там видно, какое правило сработало, на каком объекте и с каким результатом. Исправьте условие или действие, проверьте на тестовом объекте и только потом включайте обратно.
Устаревшие правила отключайте, а не оставляйте «на всякий случай» — скрытое правило продолжает влиять на процесс. Подробнее — в разделе История запусков и разбор проблем.
Как автоматически заводить письма в CRM?
Через правила обработки входящих: по условию (отправитель, домен, тема, вложения) письмо автоматически создаёт обращение в CRM, назначает ответственного и может отправить автоответ. Подробнее — в разделе Правила обработки входящих писем.
Документы и файлы
Как не потерять итоговую версию документа?
Ведите документ в его карточке: там хранятся версии, связи с задачами и клиентом, статус согласования. Перед отправкой, подписью или публикацией проверяйте, что открыта актуальная версия.
Итоговые файлы храните рядом с той сущностью, где принималось решение, — задачей, сделкой или карточкой документа. Подробнее — в разделе Документы.
Как безопасно поделиться файлом с внешним человеком?
Используйте внешнюю ссылку с ограничением срока и, если нужно, паролем — и отзывайте её, когда доступ больше не нужен. Не пересылайте рабочие файлы через личные каналы: так теряется контроль над версией и доступом.
Для постоянной работы с клиентом по документам используйте экстранет. Подробнее — в разделе Диск и файлы.
Доступ, роли и структура
Кто видит мою задачу или сделку?
Участники объекта (в задаче — постановщик, ответственный, соисполнители, наблюдатели) и сотрудники, у которых есть права на область: отдел, воронку, рабочую группу. Руководитель обычно видит работу своего отдела.
Если сомневаетесь, виден ли объект лишним людям, уточните права области у администратора. Подробнее — в разделах Участники задачи и Компания и команды.
Что такое экстранет и чем он отличается от обычного доступа?
Экстранет — это ограниченный портал для внешних участников: клиент видит только свои обращения, документы и обсуждения, но не внутреннюю работу компании. Доступ сотрудника — полный рабочий контур по его правам.
Перед выдачей внешнего доступа проверяйте эффективную политику: что именно увидит клиент. Подробнее — в разделе Экстранет.
Как включить двухфакторную аутентификацию?
Каждый сотрудник включает 2FA сам в своём профиле: подключает приложение-аутентификатор, сохраняет коды восстановления и дальше подтверждает вход одноразовым кодом. Администратор может сделать 2FA обязательной для компании. Подробнее — в разделе Двухфакторная аутентификация.
Кто настраивает права и роли?
Доступ настраивает администратор по ролям (администратор, руководитель, сотрудник) и областям (компания, отдел, воронка, проект). Уровни — читать, создавать, изменять, управлять. Подробнее — в разделе Доступ и роли.
Уведомления и коммуникации
Как понять, кому пришло уведомление?
Уведомление получают участники, ответственные за действие, и пользователи, подписанные на объект. В задачах это постановщик, ответственный, соисполнители и наблюдатели.
Подробнее — в разделе Уведомления.
Как уменьшить шум уведомлений?
Проверьте роли: частая причина шума — добавлять людей наблюдателями «на всякий случай». Используйте наблюдение там, где действительно нужен контроль, а не превращайте каждую задачу в общий канал.
Обсуждения ведите в том объекте, к которому они относятся, — тогда уведомления приходят только тем, кого работа касается. Подробнее — в разделах Уведомления и Чаты и комментарии.
Где хранить пояснения к работе?
В комментариях рядом с задачей, документом или CRM-записью — чтобы контекст был доступен следующим участникам. Не храните важные решения только в личных сообщениях: если решение влияет на срок, результат, ответственность или бюджет, зафиксируйте его в комментарии к объекту.
Подробнее — в разделе Комментарии в задаче.
Как подключить Telegram или WhatsApp к чату?
Внешние каналы подключает администратор в разделе интеграций чата: сообщения из Telegram, WhatsApp или формы на сайте приходят в чат портала, где команда отвечает и связывает обращения с задачами и CRM. Подробнее — в разделе Подключение внешних каналов к чату.
Внедрение и тестирование
С чего начать внедрение LadVen OS?
С одного реального процесса: создайте сотрудников и отделы, заведите первую задачу с ответственным и сроком, пройдите цикл «поставил — выполнил — принял». Затем подключайте CRM, документы и автоматизацию по мере готовности команды.
Маршрут первых шагов — в разделе Начало работы, готовые управленческие маршруты — в сценариях для бизнеса.
Что важно показать на первом демо?
Один реальный процесс: кто ставит задачу, кто отвечает, какие файлы нужны, какие шаги в чек-листе, где возникают вопросы и как руководитель проверяет результат.
Для первого знакомства не нужно описывать всю компанию — достаточно одного понятного сценария. Подробнее — в разделе Тестирование LadVen OS.
Как сообщить о проблеме или предложить улучшение?
Зафиксируйте, где возникла проблема (раздел, действие), что ожидали и что произошло, и передайте это через канал тестирования. Чем конкретнее шаги воспроизведения, тем быстрее исправление.
Подробнее — в разделе Тестирование LadVen OS.