Бюро переводов: заказы, файлы, исполнители и сроки
Эта страница — про рабочий контур бюро переводов: клиент присылает исходники, менеджер уточняет язык и срок, переводчик получает задачу, редактор проверяет результат, клиент принимает финальную версию. LadVen OS не заменяет CAT/TMS-систему, память переводов, машинный перевод или юридическое заверение перевода. Она помогает держать заказ, файлы, ответственных, комментарии и сроки в одном месте.
Какую задачу решает
В переводческих проектах часто теряется не сам текст, а управление заказом. Исходник пришел в почту, требования клиента остались в чате, переводчик получил устное уточнение, редактор не видит последнюю версию, а менеджер узнает о риске дедлайна только в день сдачи.
Сценарий решает это так: каждый заказ оформляется как задача или цепочка задач, исходники и версии прикреплены рядом с работой, языковая пара и срок видны всем участникам, а проверка и приемка идут по чек-листу.
Как это устроено в LadVen OS
Сценарий собирается из уже описанных возможностей:
- Клиенты и заказы — карточка клиента хранит контакты, историю и связанные задачи.
- Задачи — перевод, редактура, верстка, проверка и сдача получают владельца и срок.
- Файлы — исходники, справочные материалы, рабочие версии и финальный файл хранятся рядом с задачей.
- Чек-листы — требования к переводу, формат, проверка терминов и финальная сдача фиксируются заранее.
- Комментарии — уточнения клиента, вопросы переводчика и решения редактора остаются в истории.
- Списки и контроль — руководитель видит заказы в работе, ожидание клиента, просрочки и нагрузку исполнителей.
Заказы, языковые пары и исполнители
У каждого заказа должен быть понятный маршрут: какой текст переводим, с какого языка на какой, кто переводит, кто проверяет, какие требования клиента обязательны и когда сдача. Для короткой справки, договора, сайта, презентации или пакета документов маршрут может отличаться, но ответственность должна быть видимой.
Если клиент присылает новый файл или меняет требования, задача обновляется. Если переводчик задает вопрос, ответ фиксируется в комментарии. Если редактор возвращает результат на доработку, причина остается в истории, а следующий шаг виден исполнителю.
Файлы, чек-листы и приемка
Переводческий заказ почти всегда зависит от файлов: исходник, глоссарий, прошлые версии, справочные материалы, финальный документ. Если эти файлы разъехались по почте и личным папкам, команда рискует перевести не тот файл или отправить клиенту не ту версию.
Файлы остаются рядом с заказом: менеджер, переводчик, редактор и замещающий коллега видят один комплект материалов.
Чек-лист помогает заранее проверить языковую пару, требования клиента, файл результата, редактуру и финальный комментарий.
Что получает бюро переводов
- по каждому заказу видно, кто отвечает, какой срок и что еще не готово;
- исходники, справочные материалы и финальные версии не теряются между каналами;
- вопросы переводчика и решения клиента остаются в истории;
- редактура и финальная проверка проходят по чек-листу;
- руководитель видит просрочки, ожидание клиента и нагрузку команды.
Чек-лист внедрения
- Разделите типовые заказы: документ, договор, сайт, презентация, пакет файлов, срочный перевод.
- Опишите обязательные поля: клиент, языковая пара, срок, формат результата, ответственный, редактор.
- Создайте шаблоны задач для перевода, редактуры, верстки, проверки и сдачи.
- Договоритесь, как называются исходники, рабочие версии и финальные файлы.
- Настройте представления руководителя: срочно, ждем клиента, на редактуре, к сдаче сегодня, просрочено.
- Проверьте доступы: клиентские файлы, внутренние комментарии и версии должны видеть только нужные участники.
Чего избегать
- Не принимайте требования клиента только в личной переписке.
- Не храните финальные версии без связи с заказом и задачей.
- Не закрывайте заказ без файла результата или комментария о сдаче.
- Не обещайте автоматическую память переводов, машинный перевод или юридическое заверение, если это не настроено отдельным процессом.
- Не смешивайте внутренние замечания редактора и клиентские сообщения без контроля доступа.
Как измерить результат
- доля заказов, сданных вовремя;
- число заказов, ожидающих клиента, переводчика или редактора;
- количество возвратов из-за неверной версии файла или неполных требований;
- время поиска актуального исходника, глоссария или финального файла;
- нагрузка переводчиков и редакторов по активным задачам.
С чего начать
- Клиенты в CRM — хранить контакты и историю заказов.
- Сделки и обращения — вести этапы подготовки и сдачи без потери ответственности.
- Связи CRM, задач и документов — связать заказ, файлы и рабочие поручения.
- Создать задачу — оформить перевод, редактуру или сдачу с владельцем и сроком.
- Поля задачи и рабочий контекст — связать работу с клиентом, языковой парой, файлом и результатом.
- Чек-лист в задаче — проверить требования, редактуру и готовность результата.
- Файлы в задаче — держать исходники, глоссарии и финальные версии рядом с работой.
- Комментарии в задаче — фиксировать вопросы, ответы и решения.
- Шаблоны и автоматизация задач — повторять типовые этапы без ручной сборки.
- Списки и представления задач — контролировать сроки, исполнителей и ожидание клиента.
- Проверить и закрыть задачу — принять результат без потери файла или критерия готовности.
Запросить демо
Хотите посмотреть, как заказы бюро переводов, файлы, исполнители и сроки выглядят на готовом демо-портале? Запросите демо — покажем сценарий на безопасных демо-данных и поможем собрать первый поток заказов.