Диск и файлы
Диск в LadVen OS нужен для рабочих файлов, которые связаны с задачами, CRM, документами, проектами и командными процессами. Он помогает не хранить важные вложения только в переписке и не терять контекст, кому файл принадлежит и где он используется.
Используйте диск как управляемое хранилище: раздел, папка, файл, связь с рабочим объектом, понятный доступ и контролируемая публикация наружу.
Разделы
На странице Диск отображаются разделы. Раздел может быть личным, общим, проектным или связанным с рабочим контекстом: задачей, клиентом, обращением или другим объектом.
Перед созданием раздела определите:
- кому принадлежат файлы;
- кто отвечает за порядок и удаление;
- с каким процессом или клиентом связан раздел;
- можно ли делиться файлами наружу;
- сколько времени файлы должны храниться.
Не создавайте общий раздел только потому, что файл нужен нескольким людям. Если файл относится к задаче или CRM, лучше хранить его в связанном контексте, чтобы история работы оставалась понятной.
Папки и файлы
Откройте раздел и используйте папки для рабочей структуры: договоры, материалы клиента, исходные файлы, результаты, акты, согласования. Названия должны объяснять содержание без чтения переписки.
Файлы можно загружать в текущую папку. Если загрузка недоступна в корне раздела, сначала создайте или откройте папку. После загрузки проверьте, что файл оказался в правильном месте и виден тем, кто должен с ним работать.
Связь с задачами, CRM и документами
Файл должен быть рядом с работой, для которой он нужен. Если файл подтверждает выполнение задачи, приложите его к задаче или оставьте ссылку в комментарии. Если файл относится к клиенту, сделке или обращению, храните его в CRM-контексте.
Хорошая файловая структура отвечает на вопросы:
- к какому клиенту, задаче или проекту относится файл;
- какая версия является актуальной;
- кто должен проверить или принять результат;
- можно ли показывать файл внешнему получателю.
Публичные ссылки
Публичная ссылка нужна, когда файл или папку нужно безопасно передать внешнему получателю. Перед созданием ссылки проверьте срок действия, режим доступа, пароль, лимит скачиваний и возможность отзыва.
Используйте пароль и ограничение по времени для файлов с клиентскими, финансовыми, договорными или персональными данными. После передачи удалите или отзовите ссылку, если доступ больше не нужен.
Архив и удаление
Архивируйте разделы, которые больше не используются, но должны сохраняться для истории. Удаление используйте только после проверки, что файл не нужен задаче, CRM, документу, клиенту или внешнему получателю.
Если на разделе есть удержание или срок хранения, не обходите его рабочими копиями в других местах. Зафиксируйте, почему файл должен оставаться доступным или почему его можно убрать.
Хорошие практики
- Храните итоговые файлы рядом с задачей, CRM или документом, где принималось решение.
- Не используйте личный раздел для командных результатов.
- Не публикуйте наружу файлы с лишними листами, скрытыми данными, черновыми комментариями или приватными реквизитами.
- Называйте папки по процессу или клиенту, а не по случайному имени отправителя.
- Проверяйте активные публичные ссылки так же регулярно, как права доступа.