Клиентский портал экстранета
Эта страница описывает экстранет глазами клиента. Она помогает команде объяснить, что именно получает внешний участник после приглашения: где он видит обращения, как пишет в чат, где принимает документы и какие действия не дают ему доступа к внутренней работе компании.
Как выдавать доступ и управлять политиками, описано на странице Экстранет для сотрудников.
Что получает клиент
Клиент входит по приглашению и видит только свой рабочий контур:
- обращения и их статусы;
- чат по обращению и, если разрешено, общий чат с командой;
- документы, опубликованные для его компании или контакта;
- файлы и комментарии, связанные с доступными обращениями;
- уведомления о новых сообщениях, изменениях статуса и действиях с документами.
Экстранет не показывает клиенту внутренние задачи, чужие компании, внутренние комментарии, служебные настройки и работу других клиентов.
Первый вход
- Клиент получает приглашение по согласованному каналу.
- Открывает ссылку, задает пароль и входит в портал.
- Проверяет компанию по умолчанию, имя и доступные разделы.
- Если видит лишнее или не видит нужное, сообщает менеджеру — сотрудник проверяет привязку и эффективную политику.
Не просите клиента пересылать приглашение другому человеку. Для каждого участника нужна своя учетная запись, чтобы история сообщений, подписей и действий оставалась проверяемой.
Обращения и чат
Обращение — основной рабочий объект клиента. В нем видны тема, статус, ответственный со стороны команды, переписка, файлы и следующие действия.
Хорошая практика для клиента:
- писать вопрос в чате конкретного обращения, а не в общем канале;
- прикладывать файлы к тому обращению, где они нужны;
- отвечать на уточнения в той же переписке, чтобы история не распалась;
- смотреть статус перед повторным вопросом — часто следующий шаг уже указан.
Документы и файлы
Клиент видит только опубликованные для него документы. Перед публикацией сотрудник должен проверить, что документ относится к правильной компании, в нем нет внутренних пометок и клиенту понятно ожидаемое действие: ознакомиться, согласовать, подписать или приложить файл.
Если документ требует подписи или согласования, действие должно быть доступно прямо в карточке документа. Не заменяйте это пересылкой по почте: тогда теряется контроль версии и история решения.
Безопасность
Клиентский доступ ограничен политикой компании и контакта. Если сотруднику нужно расширить доступ, он меняет политику и проверяет эффективный результат. Если сотрудничество завершено, привязку, приглашения и внешние каналы нужно отозвать.
Частые вопросы клиента
- Почему я не вижу обращение? Скорее всего, оно относится к другой компании, воронке или контакту. Попросите менеджера проверить привязку.
- Можно ли добавить коллегу? Да, но через отдельное приглашение и учетную запись.
- Где итоговый документ? В разделе документов или в обращении, где принималось решение.
- Почему ссылка больше не открывается? Приглашение или внешний доступ могли истечь или быть отозваны.