Регулярные задачи
Регулярная задача — это шаблон задачи плюс расписание, по которому портал создаёт новую задачу сам: каждый понедельник, первого числа месяца, раз в две недели. Это убирает ручную постановку повторяющейся работы — отчётов, планёрок, регламентных проверок — и гарантирует, что задача не потеряется.
Регулярные задачи настраиваются на странице автоматизации задач по адресу /tasks/automation, вкладка «Регулярные».
Когда нужны регулярные задачи
Регулярную задачу стоит завести там, где одна и та же работа повторяется по календарю:
- еженедельный отчёт по направлению;
- ежемесячный разбор показателей;
- регулярная проверка оборудования или документов;
- повторяющаяся планёрка с подготовкой повестки.
Если работа возникает по событию, а не по календарю (например, «когда сделка перешла на этап»), это не регулярная задача, а правило задачи или CRM-робот.
Где настраивать
Откройте /tasks/automation и перейдите на вкладку «Регулярные». В списке видно все настроенные регулярные задачи: название, расписание, ближайший запуск, владельца и состояние. Для создания и изменения нужны права на автоматизацию задач; без них регулярные задачи доступны только для чтения.
Из чего состоит регулярная задача
Регулярная задача собирается из двух частей:
- Шаблон задачи — что именно будет создано: название, описание, ответственный, проект, чек-лист, приоритет.
- Расписание — когда и как часто создавать задачу.
Сначала подготовьте качественный шаблон: задача, которую портал ставит сам, должна быть сразу понятной исполнителю, без ручной доводки после создания.
Расписание
Расписание задаётся несколькими полями:
- частота — ежедневно, еженедельно или ежемесячно;
- интервал — каждый N-й день/неделю/месяц (например, раз в две недели);
- дни недели — для еженедельного расписания можно выбрать конкретные дни;
- дата старта — с какого момента расписание начинает действовать;
- число повторов — необязательное ограничение, сколько раз создать задачу.
Портал показывает понятную сводку расписания текстом, чтобы можно было проверить настройку до включения.
Часовой пояс
У расписания есть часовой пояс — он определяет, в какой момент по местному времени создаётся задача. Это важно для распределённых команд: проверьте, что пояс соответствует тому, кто реально работает по этой задаче, иначе задача появится не в то время суток.
Ручной запуск
Регулярную задачу можно запустить вручную, не дожидаясь расписания, — это удобно для проверки шаблона или для разового внепланового создания. Ручной запуск создаёт задачу по тому же шаблону и отражается в истории запусков.
Включение и владение
Регулярная задача начинает создавать задачи только после включения. У каждой регулярной задачи должен быть владелец — тот, кто отвечает за актуальность шаблона и расписания. В списке видно, кто менял настройку и когда.
Выключенная регулярная задача сохраняется, но новых задач не создаёт — это нормальный способ временно приостановить регламент без потери шаблона.
Защита от дублей
Портал защищён от случайного создания дублей: повторный запуск с теми же параметрами не плодит одинаковые задачи. Тем не менее не настраивайте две регулярные задачи на один и тот же процесс — это создаёт путаницу и параллельные дубли по разным шаблонам.
Состояния и ограничения
- регулярная задача выключена — новые задачи не создаются;
- расписание ещё не наступило — ближайший запуск показан в списке;
- задано число повторов и оно исчерпано — задачи больше не создаются;
- нет прав на управление — регулярная задача доступна только для чтения;
- запуск отражается в истории; неудачные и пропущенные запуски там же видны.
Хорошие практики
- Сначала доводите шаблон, потом включайте расписание.
- Проверяйте текстовую сводку расписания перед включением.
- Указывайте правильный часовой пояс для исполнителя.
- Прогоняйте ручной запуск, чтобы убедиться, что задача создаётся как надо.
- Назначайте владельца и регулярно пересматривайте актуальность регламента.
- Не дублируйте один процесс несколькими регулярными задачами.
Частые ошибки
Включать расписание с сырым шаблоном. Исполнитель получает непонятную задачу и каждый раз доделывает её вручную.
Игнорировать часовой пояс. Задача появляется ночью или в выходной не у того человека.
Заводить дубли на один регламент. Несколько похожих регулярных задач создают параллельную работу и путаницу.
Забывать выключать устаревший регламент. Портал продолжает ставить задачи, которые уже никому не нужны.
Как проверить результат
- в списке видно ближайший запуск и корректную сводку расписания;
- ручной запуск создал задачу по ожидаемому шаблону;
- созданная задача сразу понятна исполнителю без доработки;
- история запусков показывает, что задачи создаются в нужные даты.