Документы
Документы в LadVen OS помогают держать рабочие файлы рядом с процессом: задачей, CRM-карточкой, клиентом, рабочей группой или workflow. Это не просто хранилище файлов. Документ должен отвечать на вопросы: что это за материал, к какому делу он относится, какая версия актуальна, кто должен проверить или подписать и что делать дальше.
Используйте документы как управляемый слой работы, а не как папку случайных вложений.
Где находится
Основные разделы:
- Документы (
/documents) - список и рабочие карточки документов; - Карточка документа (
/documents/:documentId) - файлы, статус, связи, действия, история и комментарии; - Шаблоны комплектов (
/documents/templates) - повторяемые наборы документов для задач, CRM, клиентов и рабочих групп; - Входящий обмен (
/documents/exchange/inbound) - обработка документов, пришедших через внешний обмен; - связанные блоки внутри задач, CRM, экстранета и рабочих областей.
Набор действий зависит от прав, типа документа, связанного объекта и политики подписи или обмена.
Рабочий маршрут
- Создайте или откройте документ из нужного контекста: задачи, сделки, клиента, проекта или общего списка.
- Дайте понятное название и тип: договор, счет, акт, предложение, материалы дела, доверенность или другой рабочий вид.
- Прикрепите актуальные файлы и укажите, к какому объекту они относятся.
- Проверьте версию перед согласованием, отправкой клиенту или публикацией в экстранет.
- Зафиксируйте комментарий: что изменилось, кто должен проверить и какой следующий шаг.
- Если документ повторяется, используйте шаблон комплекта.
Карточка документа
Карточка документа должна показывать рабочий контекст: название, тип, статус, связанные файлы, клиента или задачу, ответственных участников и историю действий. Если документ связан с CRM, задачами или экстранетом, пользователь должен понимать, зачем он нужен и кто ждет результата.
Не используйте название вроде scan.pdf или final_new_2. Хорошее название помогает найти документ без открытия файла.
Редактор документа: текст, форматирование и таблицы
Текст документа можно готовить прямо в LadVen OS, не уходя в отдельный офисный редактор. Встроенный редактор поддерживает форматирование (заголовки, списки, выделение, ссылки) и таблицы — этого достаточно, чтобы собрать предложение, протокол, инструкцию или внутренний регламент в одном месте с остальной работой по документу.
Если документ уже подготовлен в Word, его можно импортировать из файла .docx: текст, форматирование и таблицы переносятся в редактор, и дальше документ живёт в портале вместе со статусом, версиями, связями и согласованием. Это удобно, когда черновик пришёл в Word, но дальше им нужно управлять как рабочим документом, а не как вложением.
Панель форматирования локализована на всех языках портала. То же форматирование доступно в комментариях, поэтому пояснение к документу или задаче можно оформить читаемо — списком, акцентами и ссылками, а не сплошным текстом.
Чего избегать. Не переносите в редактор сложную верстку из Word ради точной копии — портал хранит рабочий документ, а не макет печатного бланка. Если нужна именно исходная верстка или дизайн, приложите исходный файл как вложение и держите его как основную версию.
Перед отправкой наружу или подписанием проверьте, что открыта актуальная версия. Если в документе есть несколько файлов, укажите, какой файл является основным, а какие являются приложениями или материалами.
Не удаляйте старую версию, если она нужна для истории согласования. Лучше оставьте понятный комментарий, почему появилась новая версия.
Шаблоны комплектов
Шаблон комплекта описывает повторяемый набор документов: какие документы нужны, какие обязательны, где комплект применяется и какие правила согласования или подписи действуют.
Используйте шаблоны для типовых процессов: продажа, договорной пакет, сервисное обращение, юридическое дело, onboarding, проектный старт. Не создавайте шаблон для единичной ситуации, если команда не будет повторять этот комплект.
Связь с задачами и CRM
Документ должен быть связан с рабочим объектом, если от него зависит выполнение. В задаче документ помогает исполнителю понять входные материалы и результат. В CRM документ показывает коммерческое или юридическое основание работы.
Если документ нужно подготовить, проверить или отправить, создайте задачу с ответственным и сроком. Если документ относится к клиенту, проверьте CRM-связь и права доступа.
Подпись и обмен
Для документов, которые уходят во внешний обмен или на подпись, особенно важны контрагент, юридическое лицо, актуальная версия и статус. Перед отправкой проверьте, что документ относится к правильному клиенту, не содержит внутренних комментариев и готов к внешнему действию.
Если внешний обмен требует внимания, не обходите его ручной отправкой без фиксации. Зафиксируйте состояние и следующий шаг, чтобы команда видела, где документ остановился.
Как отправить документ на подпись, вести подписантов и открыть внешний доступ по ссылке — в разделе Подпись и внешний доступ к документам.
Входящие документы
Документ, который пришел извне, сначала нужно разобрать: определить клиента или сделку, проверить дубликаты, связать с задачей или CRM-записью и назначить ответственного. Не переносите входящий файл в общий список без контекста, иначе команда быстро потеряет причину появления документа.
Если документ содержит персональные, финансовые или договорные данные, проверьте доступ до обсуждения в задаче, чате или экстранете.
Контроль руководителя
Руководителю важно регулярно проверять:
- документы без связанной задачи, клиента или CRM-карточки;
- комплекты, где обязательный документ не загружен;
- документы, ожидающие согласования, подписи или внешнего обмена;
- старые версии, которые сотрудники продолжают использовать;
- шаблоны комплектов, которые создают лишние или непонятные документы;
- файлы, опубликованные наружу или в экстранет без проверки доступа.
Хорошие практики
- Называйте документы по бизнес-смыслу: клиент, тип, период или результат.
- Не храните приватные данные в публичных описаниях.
- Проверяйте версию перед отправкой, подписью и публикацией в экстранет.
- Связывайте документы с задачами, CRM, клиентом или рабочей группой.
- Используйте шаблоны для повторяемых комплектов.
Сценарии для бизнеса
- Клиентский портал для согласования документов
- Воронка продаж с задачами и документами
- CRM для юридической компании
- Все сценарии