Клиенты, компании и контакты
Клиентская база — это фундамент CRM. Если записи ведутся аккуратно, вся остальная работа (сделки, задачи, документы, переписка) собирается вокруг правильного клиента, и руководитель видит цельную картину. Если в базе дубли и непроверенные данные, история расходится по разным карточкам, а решения принимаются вслепую.
Эта страница объясняет, как заводить и вести клиентов, компании и контакты так, чтобы база оставалась управляемой.
Где это находится
CRM хранит участников отношений в нескольких связанных разделах:
- Клиенты (
/clients) — единый вход к клиентским записям и их рабочим областям. Отсюда удобно начинать: найти клиента и перейти в его рабочее пространство. - Компании (
/crm/accounts) — организации-контрагенты: карточка компании, реквизиты, связанные контакты и сделки. - Контакты (
/crm/contacts) — конкретные люди: ФИО, должность, способы связи, принадлежность к компании. - Юрлица (
/crm/legal-entities) — юридические лица с реквизитами для документов и расчетов.
Набор доступных разделов и действий зависит от ваших прав. Если пункт CRM не виден в навигации, у вашей роли нет доступа к модулю — это не ошибка, а настройка прав.
Запись клиента отвечает на простые вопросы
Хорошая клиентская запись дает ответ без устных уточнений:
- кто клиент: частный клиент или компания;
- кто контактное лицо и как с ним связаться;
- какая компания и юрлицо участвуют в отношениях;
- кто внутри команды отвечает за клиента;
- какие ограничения по доступу к данным есть.
Не превращайте карточку в свалку заметок. Все, что относится к конкретной работе, ведите в сделке, задаче или комментарии, а в клиентской записи держите устойчивые данные о клиенте.
Как заводить клиента без дублей
Дубль клиента — одна из самых дорогих ошибок в CRM: переписка, документы, сделки и задачи разъезжаются по разным карточкам, и ни менеджер, ни руководитель не видят полной истории.
В LadVen OS нет автоматической блокировки дублей при создании, поэтому проверка — это рабочая практика, а не кнопка:
- Перед созданием новой записи воспользуйтесь поиском.
- Проверьте клиента по нескольким признакам: название или ФИО, телефон, почта, связанная компания.
- Если похожая запись уже есть, работайте в ней, а не создавайте вторую.
- Если данные клиента изменились, обновите существующую карточку, а не заводите новую.
- Если дубль все-таки появился, как можно раньше сведите работу в одну запись и договоритесь в команде, какая карточка считается основной.
Контактные данные вносите только после проверки. Если информация не подтверждена, отметьте это в комментарии или следующем шаге, а не превращайте предположение в факт в карточке клиента.
Компании, контакты и юрлица
Разделяйте роли записей:
- Компания описывает организацию в целом: с кем мы работаем, какие у нее контакты и сделки.
- Контакт описывает человека: с кем именно мы общаемся, какая у него роль в принятии решения.
- Юрлицо нужно для документов и расчетов: реквизиты, на которые выставляются договоры, счета и акты.
Одна компания может иметь несколько контактов и быть связана с юрлицом. Прежде чем отправлять клиенту документ, проверьте, что выбрано правильное юрлицо и реквизиты относятся именно к этой компании.
Список контактов можно выгрузить в Excel, когда нужен срез для отчета или рассылки. Перед выгрузкой убедитесь, что в нее не попадают данные, которые нельзя передавать наружу.
Рабочая область клиента
Из клиентской записи открывается рабочая область — единое место, где собраны сделки, задачи, файлы, документы и внешний доступ по этому клиенту. Это позволяет вести и контролировать всю работу по клиенту, не собирая ее вручную из разных модулей.
Используйте рабочую область как точку сборки: создавайте задачу или сделку прямо из контекста клиента, чтобы связь сохранялась автоматически, а не восстанавливалась потом по памяти.
Доступ и персональные данные
CRM хранит чувствительные данные, поэтому доступ к ним управляется правами, и не все видно всем.
- Видимость модуля. Если у роли нет прав на CRM, раздел скрыт из навигации полностью.
- Ограниченный доступ. Часть пользователей видит только определенные воронки, клиентов или поля. Если доступ ограничен, некоторые действия становятся доступны лишь после выбора конкретного объекта.
- Скрытые поля. Отдельные поля, особенно персональные данные и реквизиты юрлиц (ИНН, КПП, ОГРН), могут отображаться как «Скрыто по правам». Это значит, что запись вы видите, но к этим данным доступа нет.
- Участие в рабочей группе. Иногда запись видна, но действие недоступно, потому что вы не участник связанной рабочей группы. В этом случае попросите владельца добавить вас в участники, а не обходите ограничение.
- Внешние участники. Клиент может быть подключен к внешнему доступу (клиентскому порталу) через отдельный механизм приглашений. Это управляемый сценарий, а не обычная выдача прав сотруднику.
Не пытайтесь обойти ограничение прав пересылкой данных вне CRM. Если доступ действительно нужен, его должен настроить администратор или владелец пространства.
Наведение порядка в дублях
Если дубли уже появились, разведите их как можно раньше — чем дольше по двум карточкам идет работа, тем сложнее потом собрать историю.
Порядок наведения порядка:
- Найдите все записи одного клиента поиском по имени, телефону, почте и связанной компании.
- Выберите основную запись — обычно ту, где больше истории и актуальнее данные.
- Перенесите работу к основной записи: свяжите сделки, задачи и документы с ней, перенесите контакты и актуальные реквизиты.
- Договоритесь в команде, какая запись основная, чтобы новые сделки и переписка шли в нее.
- Закройте или пометьте лишнюю запись как неактуальную, чтобы по ней больше не начинали работу.
Лучше вообще не доводить до дублей: дисциплина поиска перед созданием дешевле, чем разбор расходящейся истории. Если дубли появляются регулярно, это сигнал поправить процесс ввода клиентов, а не бороться с последствиями вручную каждый раз.
Состояния, которые можно увидеть
- запись загружается или список обновляется после поиска;
- ничего не найдено по запросу — проверьте формулировку и фильтр, прежде чем создавать новую запись;
- поле отображается как «Скрыто по правам» — у вас нет доступа к этим данным;
- действие недоступно: нет прав, не выбран объект при ограниченном доступе или вы не участник рабочей группы;
- данные изменил другой пользователь — обновите карточку перед повторным действием.
Хорошие практики
- Перед созданием клиента всегда ищите существующую запись.
- Вносите только проверенные контактные данные; гипотезы держите в комментарии или следующем шаге.
- Ведите одного клиента в одной записи, а работу по нему — в его рабочей области.
- Перед отправкой документа проверяйте компанию, юрлицо и реквизиты.
- Не выгружайте контакты с данными, которые нельзя передавать наружу.
- Если поле скрыто по правам, запросите доступ, а не ищите обходные пути.
Частые ошибки
Создавать второго клиента вместо поиска первого. История работы расходится, и полную картину никто не видит.
Записывать непроверенные данные как факт. Команда начинает действовать по ошибочному телефону, почте или реквизитам.
Держать решения по клиенту в личных чатах. Новый участник не видит контекст, а руководитель не может проверить договоренности.
Игнорировать предупреждение о правах. Обход ограничения пересылкой данных создает риск утечки и делает контроль невозможным.
Отправлять документ с чужими реквизитами. Перепутанное юрлицо приводит к юридическим и расчетным ошибкам.
Как проверить результат
- клиент находится по поиску и не дублируется;
- видно, кто контакт, какая компания и юрлицо связаны, кто отвечает за клиента;
- из записи открывается рабочая область со связанными сделками, задачами и документами;
- скрытые по правам поля понятны как ограничение доступа, а не как пустые данные;
- чувствительные данные не попадают в выгрузки и наружу без необходимости.