Правила задач
Правило задачи — это автоматический шаг «когда произошло событие и выполнены условия — сделай действие». Правила убирают ручную рутину: не нужно вручную менять статус, назначать ответственного, ставить срок или писать однотипный комментарий — портал делает это сам по описанному вами процессу.
Правила настраиваются на странице автоматизации задач, на вкладке «Правила». Это рабочее место администратора процесса в задачах.
Когда нужны правила задач
Схема концептуально описывает поток автоматизации; это не UI-скриншот и не доказательство состояния портала.
Правило стоит создавать там, где повторяется один и тот же ручной шаг по задачам. Типичные случаи:
- при создании задачи определённого типа сразу назначать ответственного;
- при переходе задачи в статус «На проверке» ставить срок и уведомлять руководителя;
- при добавлении комментария от заказчика менять приоритет;
- при смене срока автоматически создавать подзадачу-напоминание.
Если шаг встречается редко или каждый раз разный — правило не нужно, проще сделать вручную.
Где настраивать
Схема концептуально описывает поток автоматизации; это не UI-скриншот и не доказательство состояния портала.
Откройте страницу автоматизации задач. Она разбита на вкладки:
- Правила — событие → условия → действие;
- Проверки — блокирующие проверки перед операцией (см. Защитные проверки);
- Регулярные — задачи по расписанию (см. Регулярные задачи);
- История — что и когда сработало.
Эта страница — про вкладку «Правила». Для управления нужны права на автоматизацию задач; без них правила видны только для чтения.
Из чего состоит правило
Схема концептуально описывает поток автоматизации; это не UI-скриншот и не доказательство состояния портала.
Каждое правило собирается из трёх частей:
- Триггер — событие, которое запускает правило.
- Условия — дополнительные проверки, при которых правило срабатывает (необязательны).
- Действие — что портал сделает. В правиле задачи действие одно.
Сначала опишите процесс словами: «когда… и если… — то…», и только потом переносите его в форму правила.
Триггеры
Схема концептуально описывает поток автоматизации; это не UI-скриншот и не доказательство состояния портала.
Триггер выбирается из набора событий по задаче:
- задача создана;
- задача изменена;
- сменился статус;
- сменился срок;
- добавлен комментарий;
- учтено время.
Для событий смены поля (статус, срок) можно уточнить, с какого и на какое значение произошёл переход — это превращает общий триггер в точечный.
Условия
Схема концептуально описывает поток автоматизации; это не UI-скриншот и не доказательство состояния портала.
Условия сужают срабатывание, чтобы правило не работало на всех задачах подряд. Условие проверяет поле задачи: например, только определённый проект, приоритет, тип или конкретный переход «из» → «в». Несколько условий объединяются вместе, поэтому правило срабатывает только на нужном срезе задач.
Чем точнее условия, тем меньше ложных срабатываний и тем понятнее история запусков.
Действие
Схема концептуально описывает поток автоматизации; это не UI-скриншот и не доказательство состояния портала.
В правиле задачи выполняется одно действие. Доступные действия включают:
- сменить статус;
- назначить ответственного;
- поставить или сдвинуть срок;
- добавить комментарий;
- уведомить участников;
- создать подзадачу;
- создать связанный CRM-объект (коммерческую сделку или сервисное обращение).
- добавить теги;
- изменить дополнительное поле задачи;
- запустить бизнес-процесс;
- оценить предварительные трудозатраты.
Если по одному событию нужно несколько действий подряд или ветвление — это уже не правило задачи, а CRM-робот или бизнес-процесс.
Предпросмотр перед включением
Схема области действия и последствий; это не UI-скриншот предпросмотра.
Перед тем как включить правило, прогоните его через предпросмотр (симуляцию): портал покажет, к каким задачам правило применилось бы и что бы сделало, не меняя данные. Предпросмотр доступен по соответствующему праву.
Предпросмотр — главный способ не сломать работу: на нём видно слишком широкие условия и неожиданные срабатывания до того, как правило затронет реальные задачи.
Проверка названий и истории
Схема концептуально описывает поток автоматизации; это не UI-скриншот и не доказательство состояния портала.
В редакторе и истории проверяйте понятное название задачи, событие, действие, статус и итог запуска. Если вместо описания видны только техническое значение или неполная подпись, сначала уточните контекст у владельца правила и не переносите непроверенные данные в публичные комментарии.
Включение и владение
Схема концептуально описывает поток автоматизации; это не UI-скриншот и не доказательство состояния портала.
Правило начинает работать только после включения. У каждого правила должен быть понятный владелец — тот, кто отвечает за процесс и к кому идут с вопросами. Историю изменений правила видно в списке: кто менял и когда.
Не включайте правило «на пробу» на боевых задачах без предпросмотра и без владельца — забытое правило с широкими условиями создаёт шум и ошибки.
Состояния и ограничения
Схема концептуально описывает поток автоматизации; это не UI-скриншот и не доказательство состояния портала.
- правило выключено — не срабатывает;
- предпросмотр не нашёл подходящих задач — условия слишком узкие или неверные;
- правило сработало частично — часть задач не прошла по условиям или правам;
- нет прав на управление — правило доступно только для чтения;
- запуск заблокирован защитной проверкой — действие не выполнилось, смотрите проверки.
Хорошие практики
Схема концептуально описывает поток автоматизации; это не UI-скриншот и не доказательство состояния портала.
- Описывайте процесс словами до настройки: «когда… и если… — то…».
- Делайте условия максимально точными, а не «на все задачи».
- Всегда прогоняйте предпросмотр перед включением.
- Назначайте владельца каждому правилу.
- Регулярно проверяйте вкладку «История»: что сработало и что заблокировано.
- Одно событие — одно понятное действие; сложную логику стройте процессом.
Частые ошибки
Схема концептуально описывает поток автоматизации; это не UI-скриншот и не доказательство состояния портала.
Включать правило без предпросмотра. Широкие условия массово меняют не те задачи, и откат стоит дорого.
Делать триггер без условий. Правило «на любую смену статуса» срабатывает слишком часто и зашумляет историю.
Прятать несколько действий в одно правило. Когда нужна цепочка или ветвление, используйте робота или процесс, а не нагромождение правил.
Оставлять правило без владельца. Когда автоматизация повела себя не так, неясно, к кому идти.
Как проверить результат
Схема концептуально описывает поток автоматизации; это не UI-скриншот и не доказательство состояния портала.
- на вкладке «История» видно срабатывание правила на нужной задаче;
- задача получила ожидаемые статус, ответственного, срок или комментарий;
- правило не затронуло задачи вне условий;
- заблокированные запуски объяснимы (сработала защитная проверка или нет прав).
Связанные сценарии
Концептуальная схема, не UI-скриншот и не доказательство состояния.