Подпись и внешний доступ к документам
Когда документ готов, его часто нужно показать или подписать снаружи: клиенту, контрагенту, партнёру. LadVen OS позволяет отправить документ на подпись и открыть безопасный внешний доступ прямо из его карточки — без пересылки файлов по почте, с отслеживанием, кто и что сделал.
Базовые способы подписи доступны без внешнего сервиса, но отправка возможна только в активной сессии с allowedActions.submit=true. Закрытая, завершённая или отклонённая сессия остаётся только статусом; отдельной кнопки отказа нет. Внешняя настройка нужна для юридически значимого обмена через оператора ЭДО.
Как работать с самим документом и версиями — в разделе Документы. Здесь — про подпись и внешний доступ.
Что доступно сразу, а что требует настройки
Встроенные способы подписи ведут к подписанному документу без внешних сервисов. Внешний ЭДО — отдельный путь, который требует подключённого оператора.
Документ, который вы создаёте в портале из файла, управляется порталом целиком — поэтому все встроенные способы подписи применимы к нему без дополнительной настройки. Отдельно стоит только внешний электронный документооборот (ЭДО): он зависит от подключённого оператора.
«Из коробки» означает, что продуктовый путь предусмотрен; отправка или подписание требуют активной сессии с allowedActions.submit=true. Закрытые, завершённые и отклонённые сессии показывают только статус и причину; Отклонён — конечный backend-статус, а не отдельная кнопка отказа.
| Что нужно | Настройка | Кто подписывает | Итог |
|---|---|---|---|
| Создать документ из файла | Из коробки | — | Управляется в портале |
| Привязать к клиенту | Из коробки | — | Связан с CRM-карточкой |
| Публикация для просмотра | Из коробки | — | Виден по ссылке и в экстранете |
| Публикация для подписания | Из коробки | — | Подписание включено |
| Кнопка согласия | Из коробки | Клиент по ссылке или в экстранете | Подписано |
| Рукописная подпись | Из коробки | Клиент по ссылке или в экстранете | Подписано |
| Загрузка подписанного файла | Из коробки | Клиент по ссылке или в экстранете | Подписано |
| Завершение менеджером | Только если действие доступно по политике документа и правам роли | Менеджер, без действий клиента | Зависит от политики документа |
| Внешний ЭДО (СБИС, Диадок) | Нужна настройка оператора | Во внешнем сервисе | Подписание во внешней системе |
Проще говоря: подписать документ силами портала можно сразу. Внешний оператор ЭДО нужен только там, где требуется официальный юридически значимый обмен.
Запрос подписи
Концептуальное пояснение, а не снимок интерфейса и не доказательство состояния.
Из карточки документа нажмите «Отправить на подпись» — откроется форма запроса. В ней задаются:
- способ подписи — как именно подписант поставит подпись;
- подписанты — обычно по email; портал подсказывает контакты из связанной CRM-карточки. Для сценария клиента через экстранет CRM-клиент может подставляться автоматически, поэтому отдельный email не всегда нужен;
- срок подписания — необязательный дедлайн, до которого нужно подписать;
- версия документа — какую редакцию отправляем (по умолчанию актуальную).
Дальше портал сам ведёт процесс и показывает статус по каждому подписанту.
Кого можно назначить подписантом:
- клиента через экстранет — подписант из связанной CRM-карточки подписывает в клиентском портале;
- внешнего человека по публичной ссылке — подписывает любой, кто получил персональную ссылку.
Для каждого подписанта портал ведёт статус: отправлен, просмотрен, подписан, отклонён или срок истёк. У всего запроса тоже есть статус — например, «частично подписан», когда подписали не все, и «завершён», когда собраны все подписи. Так видно, кто уже подписал, а кого нужно поторопить.
У запроса также бывают состояния черновик, в очереди, отменён и ошибка. Черновик ещё не отправлен, состояние в очереди означает ожидание отправки; отменённый или ошибочный запрос не нужно повторять вслепую — проверьте причину, сохраните след для аудита и создайте новый запрос только после исправления.
Способы подписания
Схема сравнивает согласие в портале, рукописную подпись, загрузку подписанного файла и внешний ЭДО.
LadVen OS поддерживает несколько встроенных способов подписи. Они доступны без внешних сервисов, когда активная сессия разрешает allowedActions.submit:
- Подтверждение в браузере — подписант нажимает «принимаю» на странице документа. Подходит для согласий, ознакомлений и внутренних решений.
- Рукописная подпись — подписант рисует подпись прямо на экране (мышью или пальцем на телефоне). Похоже на подпись на планшете у курьера.
- Загрузка подписанного файла — подписант загружает скан или подписанный PDF. Подходит, когда документ подписывают на бумаге и возвращают скан.
Отдельно есть путь через внешний сервис подписи (ЭДО) — он включается администратором и нужен для официального документооборота через оператора (см. ниже).
Выбирайте способ по требованиям к документу: для внутреннего согласования достаточно подтверждения в браузере, для юридически значимых документов используйте способ, принятый в вашей компании, или внешний ЭДО.
Менеджер завершает подписание сам
Концептуальное пояснение, а не снимок интерфейса и не доказательство состояния.
Не всегда подпись собирают онлайн. Клиент может подписать документ на бумаге при встрече, прислать скан по почте или подписать в стороннем сервисе. В таких случаях карточка может показать действие завершить подписание вручную — но только если политика документа и ваша роль это допускают. Это не обещание отдельного поля загрузки в каждой карточке: если действие недоступно, сохраните внешний файл по правилам компании и используйте поддержанный поток.
Если действие доступно и выполнено успешно, портал переводит документ в подписанное состояние и сохраняет подтверждающий файл/событие в истории. Самостоятельно считать документ подписанным только из-за наличия скана нельзя.
Персональные ссылки подписантов
Концептуальное пояснение, а не снимок интерфейса и не доказательство состояния.
Каждый подписант получает свою персональную ссылку на страницу подписания. Ссылку можно скопировать и отправить подписанту удобным способом. По ссылке человек открывает документ, знакомится с ним и подписывает выбранным способом — без входа во внутренний портал.
Не пересылайте одну ссылку нескольким людям: ссылка привязана к конкретному подписанту, и по ней отслеживается именно его действие.
Публикация: внешний просмотр и подписание
Концептуальное пояснение, а не снимок интерфейса и не доказательство состояния.
Кроме запроса подписи, документ можно опубликовать — нажать «Открыть доступ» и выдать внешнюю ссылку в одном из режимов:
- Открытие по ссылке — внешний участник видит и скачивает документ;
- Внешнее подписание — внешний участник проходит подписание.
Это два разных потока: режим «Открытие по ссылке» даёт только просмотр и скачивание и не превращается в подпись позже. Если получатель должен подписать документ, сразу выбирайте «Внешнее подписание»; его кнопка и статус относятся к потоку подписи.
У публикации есть параметры безопасности:
- как выдаётся доступ — «по защищённой ссылке» или «для получателя» по конкретному email;
- срок действия — поле «истекает»; после этой даты ссылка перестаёт работать;
- ограничение числа открытий — доступ закрывается после заданного количества обращений.
Публикацию можно закрыть («Закрыть доступ») в любой момент — ссылка сразу перестаёт открывать документ. Отзывайте доступ, когда он больше не нужен или выдан по ошибке.
Внешний электронный обмен (ЭДО): честные границы
Концептуальное пояснение, а не снимок интерфейса и не доказательство состояния.
Для официального юридически значимого обмена LadVen OS подключается к внешним операторам ЭДО. В России это СБИС и Диадок: подключение настраивает администратор, после чего исходящие готовятся из карточки документа, а статусы и подписанные копии подтягиваются обратно (см. Обмен документами через СБИС).
Важно понимать границы:
- встроенная подпись в портале и внешний ЭДО — разные вещи; ЭДО не включён по умолчанию и зависит от подключённого оператора;
- полный цикл ЭДО — формирование, отправка и подписание юридически значимых документов через оператора — завершается в системе оператора, а портал держит документ управляемым: показывает статус, связи и подписанные копии;
- набор доступных операторов зависит от страны и настройки; не считайте конкретный сервис подключённым, пока его не настроил администратор.
Встроенные способы подписи при этом остаются доступны всегда и не требуют оператора ЭДО.
Хорошие практики
Концептуальное пояснение, а не снимок интерфейса и не доказательство состояния.
- Перед отправкой на подпись проверьте, что открыта актуальная версия и документ относится к правильному клиенту.
- Убедитесь, что в документе нет внутренних комментариев и служебных заметок перед внешним доступом.
- Выбирайте способ подписи по типу документа: подтверждение в браузере — для согласий, рукописную или внешний ЭДО — для значимых документов.
- Если подпись уже получена вне портала, зафиксируйте её — завершите подписание загрузкой скана.
- Отправляйте каждому подписанту его персональную ссылку, а не общую.
- Ставьте срок действия и закрывайте публикацию, когда доступ больше не нужен.
Частые ошибки
Концептуальное пояснение, а не снимок интерфейса и не доказательство состояния.
- Отправляют на подпись устаревшую версию документа.
- Открывают внешний доступ, не убрав внутренние комментарии.
- Пересылают одну ссылку нескольким подписантам — теряется отслеживание.
- Не ставят срок и не закрывают публикацию — доступ остаётся открытым дольше, чем нужно.
- Считают внешний ЭДО включённым по умолчанию, хотя он зависит от настройки оператора.
Связанные разделы
Концептуальное пояснение, а не снимок интерфейса и не доказательство состояния.