Входящий обмен документами
Раздел входящего обмена помогает разобрать документы, которые пришли от внешнего оператора или другого подключённого источника. Это очередь проверки, а не автоматическое подтверждение документа: перед импортом нужно понять, кто отправил файл, к чему он относится и что делать дальше.
Где открыть
Концептуальное пояснение, а не снимок интерфейса и не доказательство состояния.
Откройте Документы → Входящий обмен по маршруту /documents/exchange/inbound. Очередь показывает записи, ожидающие проверки. Поиск работает внутри очереди; пустая очередь и отсутствие результатов поиска — нормальные состояния.
За один раз экран показывает до 50 кандидатов. Поэтому поиск, счётчик и действия относятся только к загруженной странице. Для более старых записей обновите очередь после обработки партии, используйте повторное сопоставление или запросите у администратора доступ к следующей странице.
Открыть конкретную запись можно из списка. Доступные действия зависят от подключения, прав, контрагента, юридического лица и данных самого входящего материала.
Как разобрать запись
Концептуальное пояснение, а не снимок интерфейса и не доказательство состояния.
- Откройте кандидата и проверьте файл, отправителя, контрагента и предложенный контекст.
- Сверьте краткое описание и причину появления, если они доступны.
- Выберите действие, которое соответствует фактам:
- связать с существующим документом, если нужная карточка уже есть;
- создать документ, если материал новый;
- импортировать артефакты, если провайдер отдаёт дополнительные файлы;
- игнорировать, если материал не относится к работе.
- После действия проверьте итоговую связь, версию, права и ответственного.
Игнорирование убирает кандидата из рабочей очереди, но не означает удаление исходного материала у провайдера. Не используйте его для сокрытия спорного документа: оставьте причину и следуйте внутренней политике хранения.
Связать или создать
Концептуальное пояснение, а не снимок интерфейса и не доказательство состояния.
Связывайте входящий материал с существующей карточкой, если совпадают контрагент, предмет и версия. Если есть сомнение, сначала найдите дубликат и уточните у ответственного, а не создавайте вторую карточку.
Создавайте новый документ, когда материал действительно новый и для него определён рабочий контекст: клиент, сделка, задача или проект. Сразу назначьте владельца и следующий шаг; не оставляйте импортированный файл без процесса.
Повторное сопоставление
Концептуальное пояснение, а не снимок интерфейса и не доказательство состояния.
Массовое повторное сопоставление работает по сохранённым кандидатам: оно заново определяет их контрагента в портале. Нужны настроенное подключение и выбранное юридическое лицо; один запуск ограничен 100 кандидатами. В интерфейсе для подходящих кандидатов включены автоматическое создание локального документа и импорт доступных артефактов, поэтому статистика отдельно показывает созданные документы и ошибки импорта.
Если провайдер вернул только метаданные или недоступный для чтения артефакт, импорт такого файла завершится понятным сообщением о недоступности; это не означает, что исходный документ удалён. Сохраните идентификатор и запросите файл у провайдера повторно.
Результат содержит статистику и может быть неполным, если достигнут лимит источника или документов. Сохраните предупреждение, обновите очередь и обработайте следующую партию. Для получения новых материалов от провайдера запускайте отдельную синхронизацию подключения.
Ошибки и безопасность
Концептуальное пояснение, а не снимок интерфейса и не доказательство состояния.
- При обновлении или повторе сначала проверьте, не появился ли уже документ, чтобы не создать дубль.
- Не копируйте токены, идентификаторы подключения, адреса клиентов и содержимое договоров в публичные комментарии или общие материалы.
- Ошибка подключения не доказывает, что документ отсутствует: зафиксируйте её и проверьте состояние оператора.
- Если действие недоступно, проверьте право, юридическое лицо, источник и состояние подключения.
- Для юридически значимых документов сверяйте оригинал у провайдера и действующую версию перед подписью или отправкой.
Связь с провайдером
Концептуальное пояснение, а не снимок интерфейса и не доказательство состояния.
Очередь использует подключённый источник обмена; конкретные действия и лимиты зависят от его возможностей. Настройку авторизации, тестовую среду и провайдерские ограничения смотрите в инструкции вашего подключения, например обмен через СБИС. Не считайте провайдер подключённым, пока администратор не завершил настройку и проверку.
Контроль руководителя
Концептуальное пояснение, а не снимок интерфейса и не доказательство состояния.
Регулярно проверяйте старые записи в очереди, повторяющиеся документы, неполные массовые операции и кандидатов без владельца. Очередь должна приводить к понятному решению: связать, создать, импортировать или обоснованно игнорировать.
Связанные страницы
Концептуальное пояснение, а не снимок интерфейса и не доказательство состояния.