Карточка документа и чтение версии
Карточка документа — это рабочее место одного документа: здесь собраны его контекст, текущий статус, файлы, версии, внешний доступ, подпись, обмен и доступы. Набор действий определяется правами пользователя и политикой документа; если действие недоступно, карточка должна показать причину, а не обещать обходной путь.
Как устроен экран
Как устроен экран — концептуальная схема, не UI-скриншот и не evidence.
В верхней части карточки находятся тип документа, текущая версия, дата обновления, название и статус. Для документов с бизнес-сценарием рядом может отображаться следующий шаг: например, подготовить версию, открыть просмотр, отправить на подпись или обновить обмен. Кнопка Следить включает уведомления об изменениях документа.
Ниже расположены основные блоки:
- Контекст — связанная компания, контрагент или юридическое лицо, а также видимость в клиентском экстранете;
- Файлы и версии — основной файл и приложения с типом, ролью, размером, просмотром и скачиванием;
- Подписи — активный запрос, подписанты, провайдер, срок, ссылка и отмена, если эти действия разрешены;
- Доступ — владелец, режим чтения или изменения, внешняя видимость и ограничения;
- История документа — версии, публикации и отправки на подпись;
- Что дальше, быстрые действия и блок ЭДО — только когда соответствующие данные или возможности присутствуют.
Чтение файла
Чтение файла — концептуальная схема, не UI-скриншот и не evidence.
Нажмите Открыть у нужного файла, чтобы посмотреть его в новой вкладке, или Скачать, чтобы получить файл. Карточка открывает выбранную текущую версию; если она ещё не определена, используется доступная последняя версия. При нескольких файлах карточка показывает их роли (основной файл или материал комплекта) и может скачать пакет целиком.
Имя файла отображается в одну строку с подсказкой полного значения. Это защищает экран от длинных технических имён, но не меняет сам файл. Перед внешней отправкой проверьте именно содержимое и версию, а не только имя.
В списке одновременно видны не более четырёх файлов; остальные обозначаются строкой «+N ещё». При наличии нескольких файлов доступна загрузка всего пакета. Если сборка пакета не удалась, карточка показывает ошибку загрузки — повторите действие после проверки доступа и состава файлов.
Версии и черновик
Версии и черновик — концептуальная схема, не UI-скриншот и не evidence.
Версия хранит состояние жизненного цикла и ссылки на исходный, отрендеренный и подписанный файл. Новый файл создаёт новую версию; старую версию не следует удалять, если на неё опирается история согласования или подписи. Если в карточке есть сохранённый Rich Text-черновик, его можно предварительно просмотреть и превратить в новую версию кнопкой Создать версию из черновика.
Сначала проверьте черновик, затем создавайте версию и только после этого публикуйте или отправляйте её на подпись. Для внешнего действия всегда указывайте, какая версия является основанием.
При повторной публикации комплекта или документа неизменённая опубликованная редакция сохраняется. Если политика доступа не разрешает действие, карточка скрывает кнопку или показывает причину; отсутствие кнопки не означает, что операцию можно выполнить другим способом.
Если черновик изменён после последней версии, карточка показывает предупреждение и превью: просмотр, скачивание и подписание всё ещё используют последнюю созданную версию. Сначала дождитесь превью (при ошибке повторите загрузку), затем нажмите Создать версию из черновика, если нужно включить новые изменения.
Контекст, доступ и приватность
Контекст, доступ и приватность — концептуальная схема, не UI-скриншот и не evidence.
Карточка показывает, к чему документ привязан, или явно сообщает, что текущего контекста нет. Изменение связи и отвязка требуют права записи; для документов внешнего ЭДО такие действия могут быть ограничены правилами доступа. В блоке доступа отображаются владелец, режим «только просмотр» или «можно изменять», видимость в экстранете, классификация и legal hold.
В режиме «только просмотр» действия редактирования, публикации, подписи и интеграций скрываются; обходить это ограничение нельзя. Если версии ещё нет, вместо кнопок файла показывается состояние «текущей версии нет».
Привязка и перенос документа
Привязка и перенос документа — концептуальная схема, не UI-скриншот и не evidence.
В окне Добавить существующий документ (или Переместить документ для уже привязанного) можно найти и выбрать клиента, клиентский проект, юридическое лицо, сделку, задачу, компанию или контакт. Поиск выполняется с задержкой и может вернуть частичный результат: сообщение «Результаты могут быть неполными» означает, что нужно нажать Повторить, а не считать список пустым. После выбора портал проверяет разрешённость связи; пока проверка не завершена или действие запрещено, сохранить привязку нельзя. Если поиск цели завершился ошибкой, повторите его и не пытайтесь обойти отказ другим способом.
Не помещайте персональные, финансовые и внутренние комментарии в публичное описание. Перед открытием ссылки проверьте получателя, связанный объект и отсутствие лишних файлов.
Публикация и подпись
Публикация и подпись — концептуальная схема, не UI-скриншот и не evidence.
Публикация по ссылке и запрос подписи — разные операции. Публикация может быть обычным просмотром или режимом внешнего подписания; у неё есть политика доступа, срок и ограничение числа открытий. Запрос подписи указывает редакцию, сценарий, подписантов, провайдера и необязательный срок. Сценарий клиента из экстранета может получать подписанта из связанной CRM-карточки; публичный сценарий требует внешнего подписанта.
Политика По защищённой ссылке допускает предъявителя ссылки, а Только получатель требует подтверждения адреса электронной почты. Срок действия и максимальное число просмотров ограничивают внешний доступ даже при наличии ссылки.
Статусы подписантов и запроса показываются в карточке. Персональную ссылку нельзя передавать другому человеку. Отменяйте активный запрос и закрывайте публикацию, когда доступ больше не нужен. Подробности описаны в Подписи и внешнем доступе.
ЭДО и входящий обмен
ЭДО и входящий обмен — концептуальная схема, не UI-скриншот и не evidence.
Для документа, управляемого внешним оператором, человеческий статус берётся из статуса обмена, а не из внутреннего черновика. Блок ЭДО может показать оператора, жизненный цикл, сведения о проверке, код отказа, идентификатор отправки и ссылку проверки. Кнопки Открыть ЭДО и Обновить появляются только при доступном действии.
Входящие кандидаты обрабатываются отдельно: сопоставьте источник, проверьте дубликаты, выберите действие и только затем создайте или свяжите документ. Не считайте один файл доказательством завершённого обмена.
Ошибки и недоступность
Ошибки и недоступность — концептуальная схема, не UI-скриншот и не evidence.
При первой загрузке показывается состояние ожидания; при ошибке обновления уже открытая карточка сохраняет данные и показывает ошибку вместе с действием Обновить. Сообщение «Документ недоступен» означает, что документ не найден или доступ закрыт; это не подтверждает удаление. Если кнопка отключена, сначала проверьте право, статус и причину, показанную в карточке.
В текущем блоке связанного комплекта документов ошибка может содержать технический текст сервера или транспорта. Не считайте его понятной причиной, не пересылайте и не включайте в screenshot/evidence: в нём могут оказаться идентификаторы или другие закрытые сведения. Закройте или обновите карточку; если безопасного локализованного объяснения нет, передайте владельцу только маршрут, время и выполненное действие — без содержимого ошибки.
Короткий чек-лист
Короткий чек-лист — концептуальная схема, не UI-скриншот и не evidence.
- Открыта нужная карточка и правильный контекст.
- Текущая версия действительно содержит нужный файл.
- Владельцу и участникам понятен следующий шаг.
- Внешний доступ ограничен правильным получателем и сроком.
- Подписанты и сценарий подписи соответствуют документу.
- История и старые версии сохранены для проверки.
Связанные страницы
Связанные страницы — концептуальная схема, не UI-скриншот и не evidence.