Шаблоны комплектов документов
Шаблон комплекта помогает не забыть обязательные документы в повторяемом процессе. Он задаёт состав комплекта и правила применения, но не заменяет проверку конкретного клиента, сделки или проекта.
Описанный здесь процесс остаётся действительным, даже если список шаблонов или редактор в развёрнутой версии показывает английские подписи или сообщения проверки. Нативные переводы этого интерфейса в некоторых локалях могут отставать от версии портала; английская подпись не меняет поле и его смысл, а такой экран нельзя считать доказательством локализованного скриншота без визуальной проверки.
Где открыть
Откройте Документы (/documents), затем раздел Шаблоны комплектов (/documents/templates). Доступность создания и редактирования зависит от роли и настроек портала. Если раздел скрыт, попросите администратора проверить права и включённые возможности документов.
Что хранит шаблон
Для каждого элемента укажите:
- понятное название и назначение документа;
- обязательность: можно ли завершить комплект без этого элемента;
- тип файла или документа, если он ограничен процессом;
- контекст применения: продажа, сервис, onboarding, проект, юридическое дело;
- порядок проверки, согласования или подписи, если он принят в вашей организации.
Не добавляйте в шаблон реальные персональные данные, номера договоров, банковские реквизиты или готовые подписи. Шаблон должен содержать структуру, а не данные клиента.
Источник и версия шаблона
При создании можно ограничить источник применения шаблона: рабочая группа, проект клиента, CRM-сделка, задача, компания, контакт или юридическое лицо. Выбирайте только те источники, для которых комплект действительно повторяется.
Публикация шаблона и публикация новой версии комплекта — отдельные шаги. Каждый слот фиксирует опубликованную версию; если слот не менялся, он сохраняет прежнюю версию, а изменённый слот получает следующую. Уже созданные комплекты не меняются молча после редактирования шаблона.
Что доступно в редакторе
В редакторе можно выбрать несколько источников сразу: рабочую группу, клиентский проект, CRM-сделку, задачу, компанию, контакт или юридическое лицо. Для каждого слота задайте название, тип, обязательность и порядок стрелками. Пустой слот или пустой текст не пройдут проверку перед публикацией.
Если в портале уже есть опубликованный документ, его можно выбрать в поле
«Взять готовый документ». Текст и опубликованная редакция будут подставлены в
слот; это не копирует черновик и не меняет исходный документ. В дополнительных
правилах можно указать коды согласования и подписи. Допустимы только латинские
буквы, цифры и символы _, ., :, - — это машинные коды вашей политики,
а не произвольный комментарий.
Публикация выполняется как одна операция: сначала для каждого изменённого слота создаётся и публикуется редакция документа, затем публикуется редакция комплекта. При сетевой ошибке повторяйте ту же отправку; уже опубликованные неизменённые слоты сохраняют прежнюю редакцию. Архивирование убирает комплект из каталога для новых применений, но не ломает уже созданные комплекты.
Как подготовить комплект
- Выберите повторяемый процесс и опишите его результат.
- Соберите минимальный список документов, без которых процесс нельзя считать завершённым.
- Отметьте обязательные элементы и назначьте понятные названия.
- Проверьте, к какому объекту будет привязан комплект: задача, CRM-карточка, клиент или проект.
- Сохраните шаблон и примените его к тестовой рабочей записи без реальных секретов.
- Проверьте, что исполнителю понятны следующий шаг, ответственный и срок по каждому обязательному документу.
Применение к работе
После применения шаблона портал создаёт ожидаемую структуру комплекта в выбранном контексте. Загрузка файла, связь с клиентом, согласование и подпись остаются отдельными действиями. Перед отправкой наружу проверьте актуальную версию и права доступа каждого документа.
Если обязательного файла нет, не отмечайте комплект завершённым вручную. Создайте задачу ответственному, оставьте причину отсутствия и укажите срок. Так руководитель увидит реальный риск, а не формально закрытый комплект.
Изменение и архивирование
Перед изменением шаблона проверьте, какие процессы уже его используют. Новая версия может изменить будущие комплекты, но не должна молча менять состав уже согласованного дела. Зафиксируйте в комментарии причину изменения и дату вступления в силу.
Не удаляйте шаблон, если по нему ещё идут процессы или нужна история. Отключите его для новых применений либо переименуйте с пометкой «архив», если это соответствует политике вашей команды.
Контроль качества
- один элемент — один проверяемый результат;
- обязательность соответствует реальному процессу, а не желанию собрать «идеальный» архив;
- в названиях нет служебных идентификаторов, адресов email и секретов;
- шаблон не обещает юридическую значимость сам по себе;
- денежные поля и валюты задаются в конкретном процессе, а не в общем шаблоне;
- после применения проверены доступ, клиент, версия и ответственный.
Связанные страницы