Карточка письма и рабочие действия
Карточка письма открывается внутри входящих с выбранным сообщением и контекстом списка. Доступные действия зависят от ящика, прав, состояния письма и CRM-связей.
Перед действием
Проверьте отправителя, получателей, тему, цепочку, ящик отправки, вложения и существующие связи. Не создавайте новую сделку или задачу, если письмо продолжает уже активный процесс.
Если карточка не загружается, проверьте право доступа и не было ли письмо удалено или отправлено в архив.
Триаж сообщения
Из списка или карточки можно отметить письмо прочитанным/непрочитанным, поставить или снять звёздочку, переместить в папку, архивировать или удалить. Перемещение в папку провайдера отличается от локального архивирования. Защищённые системные папки и отсутствие права перемещения могут отклонить отдельные сообщения. Для нескольких сообщений доступны массовые действия; при частичном результате проверьте успешные и неуспешные строки и повторяйте только неуспешные.
Ответ и пересылка
- Ответить — продолжить диалог из выбранного ящика;
- Ответить всем — использовать только после проверки получателей и копий;
- Переслать — выбрать адресатов, проверить тело письма и вложения.
Перед отправкой проверьте подпись, адрес отправителя, получателей, вложения и внутренние заметки. Внутренний CRM-контекст не должен случайно попасть наружу. Если отправка не удалась, проверьте состояние черновика и ящика перед повтором.
Режимы создания письма включают новое письмо, ответ, ответ всем и пересылку. Доступны отложенная отправка и короткое окно отмены, если это поддерживает текущий ящик. Вложения ограничены 10 файлами, 10 МБ на файл и 20 МБ суммарно; пересылка может скопировать вложения частично или не скопировать их из-за этих лимитов.
Отложенная отправка и отправка с окном отмены сначала подготавливаются. Если после уведомления об успехе появилось сообщение об ошибке, проверьте конкретный черновик и повторите или отбросьте только его, чтобы не создать дубль. При пересылке портал копирует только доступные для скачивания вложения в пределах лимитов — перед отправкой сверяйте итоговый список файлов.
Создать задачу
Действие Создать задачу переносит тему и рабочий контекст в черновик задачи. Перед сохранением задайте понятный результат, ответственного, срок и критерий готовности. Письмо и его вложения не заменяют описание задачи.
После создания проверьте связь с исходным сообщением и не создавайте дубль из той же цепочки.
CRM-связи
Из карточки можно:
- связать письмо с существующим клиентом или контактом;
- связать или создать CRM-сделку, если это разрешено правилами доступа;
- связать сообщение с существующей задачей;
- открыть уже связанную CRM-карточку.
Сначала найдите существующую связь. Если поиск CRM недоступен или вернул ошибку, не создавайте вторую карточку наугад. Право на просмотр письма не означает право изменять CRM.
В личном ящике управлять обычно может владелец, в общем — владелец или администратор согласно правилам доступа; доступ может быть ограничен участниками, отделом или рабочей группой. Поэтому отдельные кнопки могут быть недоступны даже при открытом письме.
Заметки и журнал треда
В карточке треда можно открыть панель активности. В ней отдельно показываются внутренние заметки и история действий треда. Сотрудник с правом управления может добавить, изменить или удалить заметку; заметку можно опубликовать в CRM только при наличии соответствующего права, иначе она остаётся внутренней. История доступна для чтения страницами по 20 событий и продолжается кнопкой Показать ещё. Пустая история и ошибка загрузки — разные состояния; повторяйте чтение после проверки прав и текущего треда.
Вложения и приватность
Открывайте и сохраняйте только те файлы, которые нужны работе. Не пересылайте наружу внутренние заметки, приватные ссылки, токены, пароли, банковские данные или документы другого клиента. Вложение, сохранённое в задачу или CRM, наследует отдельные права — проверьте их после сохранения.
Внешний HTML письма санитизируется порталом, но это не делает содержание доверенным: проверяйте отправителя, ссылки и происхождение файла. Скачивание вложения всё равно требует права на ящик.
Изображение внутри HTML письма может быть встроенной MIME-частью с адресом cid: и отображаться прямо в тексте, а не отдельным файлом. Портал встраивает только безопасные растровые изображения в пределах 20 частей, 2 MiB на часть и 6 MiB суммарно; неразрешённая, неподдерживаемая или слишком большая часть не становится картинкой в теле, но остаётся вложением, если её можно скачать. Санитизация HTML и проверка приватности сохраняются: перед ответом или пересылкой проверьте отправителя, ссылки и итоговый список файлов.
Безопасные демонстрации
Используйте синтетических отправителей, адреса, темы и файлы. Не публикуйте email, телефоны, реальные переписки, заголовки с техническими идентификаторами или смешанные подписи. Не включайте в демонстрацию суммы, если они не нужны для сценария.
Связанные страницы