Подпись и внешний доступ к документам
Когда документ готов, его часто нужно показать или подписать снаружи: клиенту, контрагенту, партнёру. LadVen OS позволяет отправить документ на подпись и открыть безопасный внешний доступ прямо из его карточки — без пересылки файлов по почте, с отслеживанием, кто и что сделал.
Как работать с самим документом и версиями — в разделе Документы. Здесь — про подпись и внешний доступ.
Запрос подписи
Из карточки документа можно создать запрос подписи: выбрать подписантов, способ подписания и срок. Дальше портал сам ведёт процесс и показывает статус по каждому подписанту.
Кого можно назначить подписантом:
- клиента через экстранет — подписант из связанной CRM-карточки подписывает в клиентском портале;
- внешнего человека по публичной ссылке — подписывает любой, кто получил персональную ссылку.
Для каждого подписанта портал ведёт статус: приглашён, отправлено, просмотрено, подписано, отклонено или срок истёк. Так видно, кто уже подписал, а кого нужно поторопить.
Способы подписания
LadVen OS поддерживает несколько способов подписания — какие именно доступны, зависит от настроек модуля документов на вашем портале:
- подтверждение в портале — подписант нажимает «принимаю» на странице документа;
- рисованная подпись — подписант рисует подпись прямо на экране;
- загрузка подписанного файла — подписант загружает скан или подписанный PDF;
- внешний сервис подписи — если он подключён администратором.
Выбирайте способ по требованиям к документу: для внутреннего согласования достаточно подтверждения, для юридически значимых документов используйте способ, принятый в вашей компании.
Персональные ссылки подписантов
Каждый подписант получает свою персональную ссылку на страницу подписания. Ссылку можно скопировать и отправить подписанту удобным способом. По ссылке человек открывает документ, знакомится с ним и подписывает выбранным способом — без входа во внутренний портал.
Не пересылайте одну ссылку нескольким людям: ссылка привязана к конкретному подписанту, и по ней отслеживается именно его действие.
Публикация: внешний просмотр и подписание
Кроме запроса подписи, документ можно опубликовать — открыть внешний доступ по ссылке:
- для просмотра — внешний участник видит и скачивает документ;
- для подписания — внешний участник проходит подписание.
У публикации есть параметры безопасности:
- как выдаётся доступ — по защищённой ссылке или по конкретному email получателя;
- срок действия — после него ссылка перестаёт работать;
- ограничение числа открытий — доступ закрывается после заданного количества обращений.
Публикацию можно отозвать в любой момент — ссылка сразу перестаёт открывать документ. Отзывайте доступ, когда он больше не нужен или выдан по ошибке.
Электронный обмен (ЭДО): честные границы
LadVen OS работает с внешними системами электронного документооборота (например, СБИС, Диадок), но не является полноценным клиентом ЭДО. Важно понимать границы:
- портал принимает входящие документы из ЭДО и помогает разобрать их (см. Входящий обмен);
- портал отслеживает статус документа во внешнем обмене;
- портал даёт ссылку в кабинет внешней системы для детальной работы.
Полный цикл ЭДО — формирование, отправка и подписание юридически значимых документов через оператора — происходит в самой системе ЭДО, а не в портале. Не считайте электронную подпись и ЭДО автоматически включёнными: это отдельные возможности, которые зависят от настройки и подключённого оператора.
Хорошие практики
- Перед отправкой на подпись проверьте, что открыта актуальная версия и документ относится к правильному клиенту.
- Убедитесь, что в документе нет внутренних комментариев и служебных заметок перед внешним доступом.
- Назначайте подписанта по способу, принятому для этого типа документа.
- Отправляйте каждому подписанту его персональную ссылку, а не общую.
- Ставьте срок действия и отзывайте публикацию, когда доступ больше не нужен.
- Для ЭДО фиксируйте состояние и следующий шаг в портале, даже если действие завершается во внешнем кабинете.
Частые ошибки
- Отправляют на подпись устаревшую версию документа.
- Открывают внешний доступ, не убрав внутренние комментарии.
- Пересылают одну ссылку нескольким подписантам — теряется отслеживание.
- Не ставят срок и не отзывают публикацию — доступ остаётся открытым дольше, чем нужно.
- Считают ЭДО и электронную подпись включёнными по умолчанию, хотя они зависят от настройки.