Рабочая область клиента
Рабочая область клиента собирает в одном месте все, что относится к клиенту: сделки, задачи, файлы, документы и внешний доступ. Это позволяет вести и контролировать работу по клиенту, не собирая ее вручную из разных модулей и личных чатов. Для руководителя это главный экран ответа на вопрос «что у нас происходит с этим клиентом».
Рабочая область открывается из клиентской записи (/clients/:тип/:id).
Зачем она нужна
Без единого пространства информация по клиенту растекается: сделка в CRM, задачи в задачах, договор в документах, переписка в чатах. Найти полную картину становится трудно, а новый участник тратит время на сбор контекста.
Рабочая область решает это: открыв клиента, вы сразу видите его сделки, задачи, файлы, документы и состояние внешнего доступа, а также можете создать новую работу прямо отсюда — со связью с клиентом, которая сохраняется автоматически.
Вкладки рабочей области
Пространство клиента разбито на вкладки. У вкладок есть счетчики, которые сразу показывают объем работы по клиенту.
- Сделки — обращения и сделки этого клиента. Видно, на каком этапе идет работа и где она остановилась. Новую сделку можно создать из контекста клиента.
- Задачи — задачи, связанные с клиентом, с возможностью создать задачу прямо здесь. Это удобно, когда по клиенту нужно конкретное исполнение: подготовить предложение, проверить договор, позвонить.
- Файлы — материалы, прикрепленные к клиенту.
- Документы — договоры, счета, акты и другие документы, связанные с клиентом, со счетчиком готовых и ожидающих.
- Внешний доступ (экстранет) — приглашения и доступ клиента к клиентскому порталу: для компаний и контактов отсюда управляют приглашениями, ссылками и политикой доступа.
Как использовать пространство клиента в работе
- Создавайте задачу или сделку из рабочей области клиента, а не отдельно: связь с клиентом проставится сама, и работу не придется потом привязывать вручную.
- Используйте счетчики вкладок как быстрый индикатор: много открытых задач или сделок без движения — повод разобраться.
- Держите документы клиента в его пространстве, а не в личных папках: тогда договор и счет находятся за секунды, а не по переписке.
- Перед подключением клиента к внешнему доступу проверяйте, что наружу попадет только то, что должно быть видно клиенту.
Рабочая область клиентского проекта
Если работа по клиенту делится на отдельные направления или проекты, используется рабочая область клиентского проекта (/client-projects/:id). Она устроена так же — собирает задачи, сделки и материалы, но в границах конкретного проекта клиента. Это помогает не смешивать разные направления работы с одним клиентом в общую кучу.
Создавайте клиентский проект, когда у клиента есть самостоятельное направление со своими задачами и результатом. Если работа разовая, отдельный проект не нужен — достаточно сделки или задачи в общем пространстве клиента.
Доступ
Что видно в рабочей области, зависит от прав. Часть данных может быть скрыта, а отдельные действия — недоступны, если у вас нет прав или вы не участник связанной рабочей группы. Это нормально: запросите доступ у владельца пространства, а не обходите ограничение пересылкой данных. Подробнее модель доступа описана в статье о клиентах.
Что проверять руководителю в пространстве клиента
Рабочая область клиента — удобная точка контроля по конкретному клиенту. При разборе клиента проверьте:
- сделки: есть ли открытые сделки без следующего шага или застрявшие на этапе;
- задачи: нет ли просроченных задач по клиенту и есть ли у каждой ответственный;
- документы: на месте ли ключевые документы (договор, счёт, акт) и зафиксирована ли финальная версия;
- внешний доступ: кто из клиента подключён к внешнему доступу и остаётся ли это уместным сейчас;
- сосредоточенность работы: ведётся ли работа в пространстве клиента или растекается по личным чатам и папкам.
Счётчики вкладок дают быстрый срез: если по сделкам или задачам цифра выглядит неожиданно большой или нулевой, откройте вкладку и разберитесь. Регулярный разбор пространства клиента помогает поймать остановку работы и забытые обязательства раньше, чем клиент о них напомнит.
Состояния, которые можно увидеть
- вкладка загружается или обновляется;
- вкладка пуста — по клиенту еще нет сделок, задач, файлов или документов;
- счетчик показывает объем работы и ожидающие документы;
- действие недоступно из-за прав или отсутствия участия в рабочей группе;
- часть данных скрыта по правам.
Вкладка внешнего доступа (экстранет) в рабочей области сейчас показывает подписи только на русском языке независимо от языка интерфейса. Это известное ограничение продукта. На смысл этой статьи оно не влияет, но локализованные скриншоты вкладки внешнего доступа до исправления не публикуются.
Хорошие практики
- Ведите всю работу по клиенту в его пространстве, а не в разрозненных модулях.
- Создавайте задачи и сделки из контекста клиента, чтобы связь сохранялась автоматически.
- Следите за счетчиками вкладок как за индикатором состояния по клиенту.
- Разделяйте направления через клиентские проекты, когда работа этого требует.
- Перед внешним доступом проверяйте, что именно станет видно клиенту.
Частые ошибки
Вести работу по клиенту вне его пространства. Картина растекается, и полную историю никто не видит.
Создавать задачу или сделку отдельно и забывать про связь. Потом приходится вручную восстанавливать, к какому клиенту это относится.
Сваливать все направления клиента в одну кучу. Без клиентских проектов разные процессы мешают друг другу.
Открывать внешний доступ не глядя. Клиент может увидеть то, что не предназначено для него.
Как проверить результат
- из клиента открывается рабочая область со связанными сделками, задачами, файлами и документами;
- созданные из контекста задачи и сделки действительно связаны с клиентом;
- счетчики вкладок отражают реальный объем работы;
- внешний доступ открывает клиенту только то, что должно быть видно;
- скрытые по правам данные понятны как ограничение доступа.