Защитные проверки
Защитная проверка — это правило, которое не даёт выполнить операцию, пока не выполнено условие. Например: нельзя перевести сделку на этап «Договор», пока не заполнена сумма; нельзя закрыть задачу, пока не завершён чек-лист. Проверка срабатывает в момент операции, показывает понятное сообщение и подсказывает, что именно нужно исправить.
Защитные проверки — это «предохранитель» процесса: они переводят регламент из устной договорённости в правило, которое портал применяет одинаково ко всем.
Настраиваются по адресу /automation/operation-guards, а также из автоматизации CRM в разделе проверок.
Когда нужны защитные проверки
Проверку стоит завести там, где сотрудники регулярно «проскакивают» обязательный шаг:
- закрывают задачу с незавершённым чек-листом;
- двигают сделку дальше по воронке без заполненных обязательных полей;
- завершают сделку выигрышем без суммы или клиента;
- запускают действие, не указав обязательную причину.
Если шаг желателен, но не обязателен, лучше использовать подсказку или правило задачи, а не жёсткую блокировку.
Из чего состоит проверка
Проверка собирается из трёх частей:
- Операция — что именно защищаем (переход этапа/статуса или действие).
- Условие — что должно быть выполнено, чтобы операция прошла.
- Сообщение — что увидит пользователь, если условие не выполнено.
Сначала сформулируйте правило словами: «нельзя сделать X, пока не выполнено Y», и только потом настраивайте проверку.
Какие операции можно защитить
Проверка вешается на один из двух типов операций:
- переход — смена этапа сделки или статуса задачи;
- действие — кнопка или операция над сущностью (задача, сделка, проект).
Так можно закрыть самые рискованные точки: «нельзя выиграть сделку», «нельзя закрыть задачу», «нельзя перейти на этап».
Область действия
У проверки есть область: вся компания или конкретная воронка. Область определяет, где правило применяется. Точечная проверка на одной воронке не мешает работе остальных направлений, а проверка на уровне компании задаёт общий обязательный стандарт.
Условия проверки
Условие сравнивает поле или состояние сущности. Доступны, в частности:
- поле заполнено / не заполнено;
- чек-лист завершён;
- значение поля входит в список / не входит в список;
- числовое сравнение (например, сумма больше нуля).
Несколько условий можно объединить, чтобы операция проходила только при выполнении всех нужных требований.
Блокирующее сообщение и подсказка
Если условие не выполнено, операция не проходит, и пользователь видит блокирующее сообщение. Хорошее сообщение объясняет не «нельзя», а что сделать: «Заполните сумму сделки перед переходом на этап „Договор“». Проверка может подсветить нужное поле или открыть нужный раздел, чтобы пользователь сразу понял, куда идти исправлять.
Сообщение — это интерфейс регламента. Невнятное «Операция запрещена» раздражает; понятная подсказка экономит время.
Включение и владение
Проверка действует только после включения. У каждой проверки должен быть владелец, отвечающий за регламент: проверки напрямую мешают людям работать, поэтому забытая или слишком строгая проверка блокирует процесс. В списке видно, кто менял правило и когда.
Состояния и ограничения
- проверка выключена — операция проходит без ограничения;
- условие выполнено — операция проходит как обычно;
- условие не выполнено — операция заблокирована, показано сообщение;
- проверка слишком широкая — блокирует операции, которые не должна;
- нет прав на управление в области — проверка доступна только для чтения.
Хорошие практики
- Защищайте только действительно обязательные шаги, а не всё подряд.
- Формулируйте сообщение как инструкцию: что заполнить или завершить.
- Используйте подсветку поля или раздела, чтобы направить пользователя.
- Ограничивайте область проверки нужной воронкой, если правило не общее.
- Назначайте владельца и пересматривайте проверки, когда меняется процесс.
Частые ошибки
Блокировать необязательный шаг. Жёсткая проверка там, где достаточно подсказки, тормозит работу и вызывает обходные пути.
Невнятное сообщение. «Операция запрещена» не объясняет, что делать, и провоцирует обращения в поддержку.
Слишком широкая область. Проверка на всю компанию ломает работу направлений, для которых она не предназначалась.
Проверка без владельца. Когда правило мешает, неясно, к кому идти за изменением.
Как проверить результат
- при невыполненном условии операция действительно блокируется;
- сообщение понятно объясняет, что нужно исправить;
- подсветка ведёт к нужному полю или разделу;
- при выполненном условии операция проходит без помех;
- проверка не задевает операции вне своей области.