Ручные задания процесса
Ручное задание — это шаг бизнес-процесса, который нельзя выполнить автоматически и который процесс передаёт конкретному человеку. Пока задание не выполнено, процесс ждёт на этом шаге. Поэтому ручные задания — это место, где автоматизация «останавливается на человеке», и их нужно обрабатывать так же дисциплинированно, как обычные рабочие задачи.
Очередь ручных заданий доступна по адресу /automation/workflows/tasks.
Что такое ручное задание
Когда процесс доходит до узла-задания, он создаёт ручное задание и адресует его исполнителю. Задание описывает, что нужно сделать, к какому объекту и экземпляру процесса оно относится и к какому сроку его ждут. Процесс не пойдёт дальше, пока исполнитель не закроет этот шаг — выполнит или отменит.
Где обрабатывать
В разделе /automation/workflows/tasks собрана очередь заданий. Её удобно отсортировать по сроку и отфильтровать по исполнителю или поиском, чтобы видеть свои или командные шаги. Руководителю полезно регулярно просматривать очередь: зависшие задания показывают, где процессы стоят на людях.
Что видно в задании
В задании отображается:
- название и описание — что нужно сделать;
- исполнитель — кому адресован шаг;
- срок — к какому времени ждут результат;
- связанный объект — задача, сделка или другой рабочий объект;
- экземпляр процесса — переход к запуску, в рамках которого создан шаг;
- состояние — ожидает, выполнено или отменено.
Перед выполнением смотрите не только название, но и связанный объект и экземпляр: так видно, частью какого процесса является шаг и зачем он нужен.
Выполнить задание
Завершайте задание только после фактического выполнения работы. После отметки «выполнено» процесс продолжается со следующего шага. Не закрывайте шаг формально «чтобы не висел» — это двигает процесс дальше на ложных данных и ломает регламент ниже по графу.
Отменить задание
Если шаг невозможно или не нужно выполнять, его отменяют. Отмена закрывает задание без выполнения; процесс обрабатывает это по своей логике. Указывайте, почему шаг отменён (в комментарии к связанному объекту или владельцу процесса), — иначе позже непонятно, было это решением или ошибкой. Повторяющаяся отмена одного и того же задания — сигнал, что в шаблоне неверный триггер или адресат.
Очередь и контроль
Очередь заданий — рабочий инструмент контроля. При разборе смотрите:
- кто исполнитель и не перегружен ли он;
- не просрочены ли задания;
- не зависло ли задание, на котором стоит весь процесс;
- не повторяется ли одно и то же задание из-за ошибочного шаблона.
Зависшее ручное задание — частая причина «застрявшего» экземпляра процесса: процесс не сломан, он просто ждёт человека.
Состояния и ограничения
- задание в состоянии «ожидает» — процесс стоит на этом шаге;
- задание выполнено — процесс пошёл дальше;
- задание отменено — шаг закрыт без выполнения;
- задание просрочено — срок прошёл, шаг всё ещё открыт;
- нет прав на обработку — задание доступно только для просмотра.
Хорошие практики
- Обрабатывайте задания процесса так же внимательно, как рабочие задачи.
- Завершайте шаг только после реального выполнения.
- При отмене фиксируйте причину.
- Регулярно разбирайте просроченные и зависшие задания.
- Повторяющиеся или ошибочные задания чините в шаблоне процесса, а не вручную.
Частые ошибки
Закрывать задание формально. Процесс идёт дальше на ложных данных, и ошибка всплывает позже.
Отменять без объяснения. Потом нельзя отличить осознанное решение от ошибки.
Не замечать зависшие задания. Весь процесс стоит, потому что один шаг не обработан.
Чинить симптом вручную. Если одно и то же задание повторяется, проблема в шаблоне процесса.
Как проверить результат
- после «выполнено» экземпляр процесса перешёл на следующий шаг;
- отменённые задания имеют понятную причину;
- в очереди нет незамеченных просроченных и зависших шагов;
- повторяющиеся ошибочные задания устранены в шаблоне.